À Quoi Sert le Fichier des Ecritures Comptables ?

Rédigé par Marc Uzan - - Aucun commentaire

 

Le fichier des écritures comptables (FEC) est un document unique et dématérialisé à présenter à l'administration fiscale dès le début des opérations de contrôle.

Il regroupe, par ordre chronologique, toutes les écritures comptables de l'entreprise.

Lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contribuable doit présenter ses documents comptables en remettant à l'administration une copie des fichiers des écritures comptables (FEC) sous forme dématérialisée, dès le début des opérations de contrôle.

 

Qui est concerné par la remise du FEC ?

 

Toutes les entreprises (relevant de l'impôt sur les sociétés ou de l'impôt sur le revenu dans la catégorie des BIC, des BNC ou des BA) :

-  soumises à une obligation de présentation de documents comptables,

-  qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée,

-  qui font l'objet d'une vérification de comptabilité.

 

Dispense ou aménagement

 

L'administration dispense les micro-entrepreneurs (auto-entrepreneurs) de la transmission du FEC ainsi que les sociétés civiles immobilières (SCI) soumises exclusivement aux revenus fonciers et qui ne comportent que des associés personnes physiques.

Les contribuables relevant du micro-BIC et du micro-BNC peuvent, à certaines conditions, remettre au vérificateur un FEC ne comportant qu'une récapitulation mensuelle des écritures comptables de recettes.

 

Présentation de la comptabilité informatisée

 

Le fichier dont le contribuable doit remettre une copie à l'administration fiscale en cas de contrôle porte sur l'ensemble des écritures des journaux comptables au titre de chaque exercice visé dans l'avis de vérification.

Il peut être constitué sous forme :

-  de fichiers à plat, à organisation séquentielle et structure zonée ;

-  ou bien de fichiers structurés, codés en XML, respectant la structure du fichier XSD.

Quelle que soit la forme choisie, le respect des normes prévues par les textes est essentiel.

 

Contenu du FEC : 18 informations

 

1.  Code journal de l'écriture comptable

2.  Libellé journal de l'écriture comptable

3.  Numéro sur une séquence continue de l'écriture comptable

4.  Date de comptabilisation de l'écriture comptable

5.  Numéro de compte

6.  Libellé de compte

7.  Numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)

8.  Libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)

9.  Référence de la pièce justificative

10.   Date de la pièce justificative

11.   Libellé de l'écriture comptable (identification littérale du motif de l'écriture comptable)

12.   Montant au débit

13.   Montant au crédit

14.   Lettrage de l'écriture comptable (à blanc si non utilisé)

15.   Date de lettrage (à blanc si non utilisé)

16.   Date de validation de l'écriture comptable

17.   Montant en devise (à blanc si non utilisé)

18.  Identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)

 

Remise du FEC au vérificateur

 

Le FEC doit être présenté lors de la première intervention sur place du vérificateur.

Ce dernier peut, sans formalisme, effectuer des opérations simples, à savoir des tris, classements ainsi que tous calculs (somme, multiplication, etc.) qui lui permettent de s'assurer de la concordance des documents comptables avec les déclarations fiscales déposées par le contribuable.

La copie des fichiers est remise selon les modalités définies en accord avec le vérificateur.

Tous les supports sont envisageables, qu'ils soient physiques ou électroniques (CD, DVD, clé USB, disque dur externe, serveur sécurisé de la DGFiP…).

Le contrôle de conformité des fichiers des écritures comptables peut être différé et être réalisé par le vérificateur depuis le bureau.

La remise ou l'absence de remise de la copie des fichiers ainsi que la remise de copies de fichiers non conformes  sont formalisées par écrit sur un document remis par le vérificateur et contresigné par le contribuable.

L'administration est tenue de procéder à la destruction du fichier avant la mise en recouvrement ou après l'envoi d'un avis d'absence de rectification.

 

Quelles sont les sanctions ?

 

Le défaut de présentation de la comptabilité sous forme dématérialisée ou la remise de fichiers non conformes entraîne l'application d'une amende égale à 5 000 € ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, d'une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable. Notre cabinet d'avocat fiscaliste peut gérer cette procédure en votre nom et pour votre compte.

Les sanctions peuvent être d'autant plus lourdes que les irrégularités décelées débouchent sur un rejet de comptabilité permettant à l'administration d'apporter aux éléments comptables les corrections qu'elle estime nécessaires en vue de corriger le résultat imposable.

Enfin, dans les cas les plus graves, les dispositions relatives à l'opposition au contrôle des comptabilités informatisées peuvent être applicables, autorisant l'administration à évaluer d'office les bases d'imposition, sans recourir à la procédure de rectification contradictoire et à appliquer une majoration de 100 %.

Notre cabinet d’avocat fiscaliste peut vous assister.

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