Contrôle des comptabilités informatisées

Rédigé par Marc Uzan - - Aucun commentaire

 

Pour les entreprises qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés, plusieurs dispositions du Livre des procédures fiscales permettent à l'administration de contrôler les données à partir des fichiers informatiques.

Les fichiers des écritures comptables (ci-après dénommé FEC) peuvent être examinés soit dans le cadre d'une vérification de comptabilité sur place dans les locaux de l'entreprise (pour les contrôles engagés depuis le 1er janvier 2014), soit dans le cadre d'un examen de comptabilité mené depuis les locaux de l'administration (pour les contrôles engagés depuis le 1er janvier 2017). L'administration peut également réaliser des traitements informatiques sur les fichiers transmis.

La présente étude particulière est une synthèse des obligations incombant aux entreprises en cette matière. L'environnement juridique de ces contrôles fait l'objet du schéma suivant, que notre cabinet d'avocat fiscaliste a tenté de décrire de manière simple.

 

Pour une documentation plus détaillée de ces sujets, nos lecteurs peuvent utilement se reporter aux précisions figurant au BOFiP relatives :

-à la présentation de la comptabilité par la remise d’une copie des FEC  ;

-au format obligatoire des FEC  ;

-à la mise en œuvre de traitements informatiques  ;

-aux modalités de remise des fichiers informatiques en cas de contrôle inopiné.

L’administration a publié sur le site « www.impots.gouv.fr » un document intitulé « question/réponses sur le FEC » (dernière mise à jour le 19 décembre 2014), puis intégré dans sa base BOFiP ses prises de position.

CARACTÈRE RÉGULIER ET PROBANT D'UNE COMPTABILITÉ INFORMATISÉE

Qu'entend-on par comptabilité informatisée ?

Il n'existe pas de définition légale de la notion de comptabilité informatisée. Il ressort de la jurisprudence que :

-seule compte la manière dont le contribuable utilise effectivement les fonctionnalités dont sont dotés ses équipements informatiques ;

-la seule circonstance qu’il n’y ait pas de transmission informatisée des données entre deux applications (notamment entre une application de gestion ou de caisse et une application comptable) ne suffit pas pour considérer que la comptabilité n’est pas tenue au moyen de systèmes informatisés.

La comptabilité d’une société qui ne dispose pas d’un progiciel de comptabilité pour l’établissement de ses documents comptables et qui, bien qu’étant dotée des équipements qui le lui permettent, ne procède à aucune centralisation de ses recettes journalières de manière informatique, n’est pas tenue au moyen de systèmes informatisés.

Dans une autre affaire, il a été jugé que la comptabilité d’un restaurant ne peut être regardée comme tenue au moyen d’un système informatisé au seul motif que les caisses enregistreuses offrent des fonctionnalités de gestion des stocks et différentes possibilités de connexion, alors que le contribuable n’utilise en fait ces caisses que pour la gestion des prises de commande et des encaissements et ne dispose ni d’un système d’exploitation gérant les données des caisses, ni d’un progiciel de comptabilité.

En revanche, les données d'un progiciel de gestion qui permet de facturer et d'encaisser les ventes et de gérer le stock, et comprend l'ensemble des recettes journalières de la société, concourent à la formation des résultats comptables et sont par suite soumises au contrôle.

Critère à respecter par une comptabilité informatisée pour être regardée comme régulière et probante

Une comptabilité informatisée régulière et probante doit respecter les principes suivants.

Le caractère intangible ou de l’irréversibilité des écritures doit être assuré par une procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression des écritures comptables.

Tant que cette validation n’est pas effectuée, l’écriture reste à l’état de projet (saisie en mode dit « brouillard »). L’utilisateur peut modifier tout élément de l’écriture comptable ou la supprimer. Les éditions faites à partir de ce brouillard ne constituent que des simples états de contrôle et doivent mentionner le statut provisoire de ces écritures.

La validation est un traitement informatique volontaire, activé grâce à une fonction du logiciel, qui consiste à figer les différents éléments de l’écriture de façon telle que toute modification ultérieure de l’un de ses éléments soit impossible. Une fois validées, les écritures peuvent être corrigées uniquement par contre-passation et passation d’une nouvelle écriture.

Pour l’administration, pour être validée, une écriture comptable doit :

-associer à chaque écriture la date de valeur comptable ou la date de validation, ainsi que la référence à la pièce justificative qui l’appuie ;

-permettre d’assurer la permanence du chemin de révision entre les pièces justificatives et la comptabilité ;

-rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable validée en interdisant toute modification ou suppression.

L’administration attire l’attention sur le fait qu’une apparence de régularité peut être aisément obtenue par certaines fonctions du logiciel justifiant les écritures comptables en permettant :

-l’utilisation de brouillards permanents avec des éditions conformes aux journaux clôturés ;

-la suppression ou la modification d’enregistrements génériques sans laisser de trace ;

-la clôture apparente d’un exercice pour établir les comptes annuels.

À titre d’illustrations, l’administration donne une liste de situations qui peuvent conduire à considérer que la comptabilité informatisée est irrégulière et/ou non probante :

-la présentation sous des formats non recevables (illisibles, propriétaires) des documents comptables et pièces justificatives dématérialisés ;

-le défaut de validation des écritures comptables ou des pièces justificatives ;

-le défaut de clôture des exercices comptables ;

-le défaut de traçabilité ;

-l’absence de chronologie dans les enregistrements ;

-l’absence de permanence du chemin de révision ;

-l’insuffisance des données archivées : échantillons de données ou uniquement données agrégées (centralisation mensuelle par exemple).

Dans ces situations, les constatations matérielles sont formalisées par écrit, soit dans un procès-verbal, soit dans la proposition de rectification, auquel cas elles peuvent alors être contestées, notamment par l'intermédiaire de votre avocat fiscaliste.

À NOTER. Les éditeurs concepteurs ou opérateurs qui diffusent des logiciels frauduleux peuvent être sanctionnés par des amendes fiscales. Ils sont soumis à une solidarité de paiement des droits mis à la charge des entreprises utilisatrices de logiciels et systèmes de caisse frauduleux dans le cadre de leur exploitation. Les pratiques frauduleuses sont sanctionnées pénalement ou pour complicité au délit de fraude fiscale.

LE FICHIER DES ÉCRITURES COMPTABLES (FEC)

Contribuables concernés

Les entreprises ont l’obligation de remettre au vérificateur au début des opérations de contrôle sur place un fichier dématérialisé de leurs écritures comptables répondant à des normes précises. L’obligation de remise des FEC s’applique aux contribuables :

-tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés ;

-soumis par le code général des impôts (CGI) à l’obligation de tenir et de présenter des documents comptables ;

-et qui font l’objet d’une vérification de comptabilité.

Bien qu’ayant des obligations comptables et déclaratives allégées, les entreprises relevant du régime micro-BIC ou micro-BNC peuvent faire l’objet d’une vérification de comptabilité. Elles doivent donc remettre un FEC au début de la vérification de comptabilité si leurs documents comptables sont établis au moyen d’un système informatisé.

En revanche, l’auto-entrepreneur est dispensé de présenter un FEC lorsqu’il tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés.

Les SCI dont la totalité des membres sont des personnes physiques et soumises au régime des revenus fonciers sont dispensées de fournir un FEC. En revanche, les SCI soumises aux impôts commerciaux ou celles dont au moins un des membres est une personne morale soumise à l'IS ou l'IR dans la catégorie des BIC, BNC ou BA doivent produire le FEC. Les SCI qui ont l'obligation d'établir des comptes annuels en qualité de personnes morales de droit privé non commerçantes ayant une activité économique dépassant certains seuils sont également assujetties à cette obligation, consultez un avocat fiscaliste pour plus de précisions.

La succursale française d’une entreprise étrangère n’est pas soumise à l’obligation de tenir une comptabilité. Toutefois, elle est tenue de remettre un FEC en cas de contrôle. La succursale peut remettre au service vérificateur une table de correspondance avec les normes comptables françaises. Elle peut également choisir de remettre à l’administration une copie des fichiers de ses écritures comptables après avoir converti ces dernières aux normes comptables françaises. Lorsque la comptabilité est tenue en langue étrangère, le FEC doit être présenté en langue française.

Les données figurant dans le FEC doivent obligatoirement respecter les normes comptables et la nomenclature du plan de comptes français. Les normes IFRS ou US GAAP par exemple ne sont donc pas admises. Le transcodage des écritures ne respectant pas la nomenclature française, toléré sous réserve du respect de certaines conditions jusqu'en 2014, n'est plus accepté depuis l'exercice 2015.

Exercices vérifiés

Un FEC doit être fourni pour chacun des exercices vérifiés.

Par ailleurs, l’administration étant fondée à remettre en cause le déficit d’un exercice prescrit lorsque ce déficit, reporté sur les années suivantes, a influencé les résultats d’exercices non prescrits, un FEC doit être produit au titre de ces exercices antérieurs, dès lors que cumulativement :

-le contribuable vérifié tenait sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés au titre des exercices concernés ;

-la comptabilité dématérialisée est conservée sous cette même forme à la date de la vérification.

Contrôle de la TVA de l'exercice en cours

Lorsque l'avis de vérification prévoit que la période vérifiée est étendue à un impôt ou une taxe autre que l'impôt sur les bénéfices et dont la date légale de dépôt est expirée, le contribuable a l'obligation de présenter ses documents comptables obligatoires relatifs à cette période sous forme dématérialisée, quand bien même l'exercice n'est pas clos.

Exemple. Un avis de vérification adressé en juillet de l’année N + 1 vise les exercices clos les 31 décembre N, N – 1 et N – 2. La période vérifiée est étendue jusqu’au 31 mai N + 1 en matière de TVA. Le contribuable doit remettre à l’administration un FEC correspondant aux exercices clos les 31 décembre N, 31 décembre N – 1 et 31 décembre N – 2 mais également à la période comptable du 1er janvier N + 1 au 31 mai N + 1.

Dans le cadre d'une vérification de comptabilité portant sur la TVA de l'exercice en cours, l'administration s'oppose à ce que le contribuable fournisse un FEC avec des écritures ne comportant pas de date de validation. Ainsi, le FEC remis à l'administration fiscale au titre de cette période doit comporter les 18 informations obligatoires (voir ci-après). Dès lors que l'exercice visé n'est pas clos, le FEC ne comportera évidemment pas certaines informations, telles que les écritures de clôture d'exercice et les écritures d'inventaire. Cependant, les écritures du FEC, même sur une période qui ne coïncide pas avec l'exercice clôturé, doivent être intangibles (c'est-à-dire validées) dès lors qu'elles justifient une déclaration qui a été déposée. En conséquence, la date de validation doit figurer dans le FEC.

Remise de la copie des fichiers

Dès la réception de l’avis de vérification de comptabilité, le contribuable est informé du fait que la présentation de sa comptabilité dématérialisée doit être réalisée sous cette forme. Les copies des fichiers doivent être remises lors de la première intervention sur place.

La copie des FEC est remise selon les modalités définies en accord avec le vérificateur. Tous les supports sont envisageables, qu’ils soient physiques ou électroniques (CD, DVD, clé USB, disque dur externe, serveur sécurisé de la DGFiP, etc.), ce qui n'est parfois pas accepté - à tort - par certains vérificateurs, auquel cas discutez-en avec un avocat fiscaliste.

La remise ou l’absence de remise de la copie des fichiers ainsi que la remise de copies de fichiers non conformes aux normes prévues sont formalisées par écrit sur un document remis par le vérificateur et contre-signé par le contribuable.

Le principe est la remise en main propre des FEC et du document qui acte cette remise. La demande de mise en conformité et le procès-verbal d’absence de conformité ou d’absence de remise des fichiers peuvent être remis en main propre ou être adressés par courrier.

Dans le cas où le contribuable souhaite recourir à la plate-forme de télétransmission « ESCALE », le vérificateur doit prendre les coordonnées de messagerie de son interlocuteur pour lui adresser un ticket d'envoi. Lors de ces échanges, le contribuable indique à quelle date il envisage de déposer les fichiers sur la plate-forme. Lors de l’intervention sur place qui suit la transmission des fichiers via ESCALE, le document de remise des fichiers est remis, en double exemplaire, en main propre au contribuable et contresigné par ce dernier.

Dès lors que la remise des FEC s’effectue au siège de l’entreprise, l’accusé de réception peut être signé par le directeur administratif et financier ou le responsable comptable. Un mandat de représentation n’est pas nécessaire.

Les contribuables peuvent utiliser une application web, mise en ligne par la DGFiP, pour tester leurs FEC (http://www.economie.gouv.fr/dgfip/outil-test-des-fichiers-des-ecritures-comptables-fec). Par ailleurs, « Test compta Demat » vérifie la validité de la structure du fichier de l’entreprise et précise notamment les points d’anomalies détectées dans un document de synthèse. L’administration souligne toutefois que ce test ne vaut en aucun cas validation du FEC. Seul compte le fichier remis en début de vérification.

Opérations simples que peut réaliser l’administration

Le vérificateur peut effectuer sur les FEC des opérations simples, à savoir des tris, classements ainsi que tous calculs (somme, multiplication, etc.) qui lui permettent de s’assurer de la concordance des documents comptables avec les déclarations fiscales déposées par le contribuable.

La remise du FEC vise à faciliter la phase de prise de connaissance de la comptabilité et de réalisation des contrôles de cohérence entre les déclarations souscrites et la comptabilité présentée. Elle est sans incidence sur les garanties offertes au contribuable et ne modifie pas les conditions du déroulement habituel de la vérification sur place.

Selon l’administration, l’existence du débat oral et contradictoire est préservée. Si des erreurs ou des anomalies sont décelées lors de la consultation des FEC, elles doivent être débattues avec le contribuable, préalablement à tout rehaussement éventuel.

Opérations de contrôle sur place sur une période ne pouvant excéder trois mois

Les opérations de contrôle sur place ne peuvent pas excéder trois mois pour les entreprises dont le chiffre d’affaires ou les recettes n’excèdent pas certaines limites. Le délai de trois mois est suspendu jusqu’à la remise de la copie des FEC conformes aux normes définies. Il ne commence donc à courir que lorsque l’ensemble des FEC relatifs aux exercices vérifiés ont été remis et sont conformes.

L’absence de remise de la copie d’un fichier ou la remise d’un fichier non conforme pour un seul des exercices visés par l’avis de vérification entraîne la non-application du délai de trois mois.

Destruction des copies transmises

L’administration procède à la destruction des copies des FEC avant la mise en recouvrement ou après l’envoi d’un avis d’absence de rectification. On notera qu'avant le 1er janvier 2014, l'administration avait l'obligation de restituer les fichiers. Le Conseil d'État en avait conclu que l'omission de restitution de ces fichiers est susceptible d'entacher la régularité des impositions qui viendraient à être ultérieurement établies sur la base des données qu'ils contiennent. Elle est, en revanche, sans influence sur les impositions mises en recouvrement après la consultation et l'exploitation des fichiers. Cette jurisprudence devrait pouvoir être transposée à l'obligation de destruction.

Sanctions

Lorsque le contribuable ne respecte pas l’obligation de représentation de la comptabilité par la remise des FEC, les bases d’imposition sont évaluées d’office. De plus, après avoir analysé les écritures comptables, le vérificateur peut considérer que la valeur probante de la comptabilité est insuffisante et la rejeter partiellement ou en totalité.

Par ailleurs, le contribuable encourt des amendes fiscales. Le défaut de présentation de la comptabilité sous la forme dématérialisée est passible d’une amende égale à 5 000 € ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, à 10 % des droits mis à la charge du contribuable. Cette amende sanctionne le défaut de présentation de la comptabilité sous forme informatique, mais également la remise de FEC non-conformes. L’amende est applicable pour chaque exercice ou période pour lequel la copie du FEC n’est pas remise au vérificateur ou pour chaque exercice ou période pour lequel le fichier remis n’est pas conforme aux normes, même en cas de contrôle portant sur une période différente d’un exercice, d'où la nécessité d'avoir recours à un avocat fiscaliste afin d'éviter une telle issue.

Exemple

Un avis de vérification de comptabilité visant les exercices clos en N – 1, N – 2 et N – 3 est adressé le 1er juillet N. Le FEC relatif à l’exercice clos en N – 3 n’est pas remis au vérificateur. Par ailleurs, le FEC relatif à l’exercice clos en N – 1 n’est pas conforme. L’amende s’applique aux exercices clos en N – 3 (en raison de l’absence de remise du FEC) et N – 1 (en raison de la non-conformité du FEC).

Format de la copie du fichier des écritures comptables

La copie des fichiers remise à l’administration doit répondre aux normes prévues (format standard). Ces normes définissent les types de fichier, mentions, enregistrements et codages des informations. Le FEC peut être constitué :

-de fichiers à plat, à organisation séquentielle et structure zonée  ;

-ou sous forme de fichiers structurés, codés en XML, respectant la structure du fichier XSD dont les spécifications sont consultables sur Internet sur le site public « www.impots.gouv.fr », à la rubrique « Professionnels ».

Le fichier doit respecter des règles de nommage selon la nomenclature suivante : SirenFECAAAAMMJJ. Le Siren est celui du contribuable auquel est jointe la date de clôture de l’exercice comptable.

Le codage des informations doit être conforme aux spécifications prévues. Ce fichier est accompagné d’un descriptif.

Le FEC contient :

-l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice ;

-pour chaque écriture, l’ensemble des données comptables figurant dans le système informatisé comptable de l’entreprise.

Contenu du FEC

Ensemble des écritures comptables

Le fichier porte sur l’ensemble des écritures des journaux comptables au titre de chaque exercice visé dans l’avis de vérification. La copie du FEC correspond à l’ensemble des journaux de saisie existants dans le système comptable informatisé. L’unicité du FEC repose ainsi sur la notion d’un seul et unique livre-journal informatisé par exercice.

Au sein de ce fichier, les écritures doivent être numérotées chronologiquement de manière croissante, sans rupture ni inversion dans la séquence. Par exemple, pour un exercice allant du 1er janvier au 31 décembre, les écritures nos 1 à 18 correspondent au 1er janvier, les écritures nos 19 à 35 au 2 janvier, etc.

Si la phase de validation consiste à figer le numéro affecté à l’écriture en mode brouillard, il existera nécessairement des trous de séquence lorsque des écritures passées en mode brouillard ne seront pas validées. Dans cette situation, le FEC remis au vérificateur comportera donc « des trous » dans la numérotation des écritures comptables. Cette numérotation non continue s’explique par la procédure de validation du logiciel comptable et ne constitue pas un motif de non-conformité du fichier. Dans le cadre du débat oral et contradictoire, le vérificateur pourra demander des explications sur ces ruptures de séquence. Il appartiendra alors au contribuable vérifié de les justifier. En revanche, les écritures comptables ne doivent en aucun cas être renumérotées pour faire disparaître « ces trous » dans la séquence car le FEC ne serait plus alors une image fidèle de la comptabilité du contribuable.

Le fichier doit comporter toutes les écritures comptables enregistrées au cours de l’exercice, notamment le fichier les écritures d’enregistrement du bilan d’ouverture (écritures d’à nouveau) et les écritures d’inventaire (écritures d’amortissement, de cession des immobilisations, de dépréciation, de stocks, de provision, les opérations de régularisation...). Les écritures d’enregistrement du bilan d’ouverture correspondent aux écritures du solde du poste des cessions d’immobilisation et aux écritures du solde du poste des stocks. Il ne s’agit pas du détail des écritures justifiant ces soldes.

Conformément aux exigences du plan comptable général, l’entreprise doit pouvoir garantir la permanence du chemin de révision comptable entre les pièces justificatives et les écritures comptables. En conséquence, les écritures de centralisation doivent être écartées au bénéfice du détail ligne à ligne de chaque opération comptable enregistrée dans les différents journaux du système informatisé.

Applications métiers

Si le détail de certaines écritures comptables est contenu dans des applications métiers de l’entreprise et non dans des modules annexes au module de comptabilité générale, les écritures agrégées issues de ces applications sont acceptées (par exemple : montant agrégé des cotisations d’assurance émises, mouvements de consommation sur stock, etc.).

➜ Remarque. Le BOFiP ne définit pas ce qu’est une application métier. Selon des réponses orales faites par l’administration lors d’un colloque réunissant notamment des avocats fiscalistes, les applications métiers se distingueraient par le fait qu’elles ne sont pas intégrées contrairement aux différents modules d’un ERP, mais simplement interfacées avec la comptabilité, le système comptable ne récupérant que des écritures de regroupement issues des modules métiers. Il s’agit alors de n’inclure dans le FEC que ces écritures, sans les données de gestion provenant des outils métiers. Cette tolérance introduite par la DGFiP vise en pratique les grandes entreprises qui commercent avec de très nombreux clients. Elle cherche ainsi réduire la taille des FEC et éviter d’avoir à lire des fichiers trop lourds (plusieurs millions à plusieurs centaines de millions de lignes d’écritures).

Dates des enregistrements comptables

La date de comptabilisation de l’écriture comptable correspond à la date à laquelle l’enregistrement comptable de l’opération a été porté au débit ou au crédit du compte. Selon les logiciels comptables, cette date peut correspondre à la date de saisie ou encore à la date de validation lorsque le logiciel ne dispose pas d’un mode brouillard.

Il est rappelé que les comptabilités informatisées doivent permettre de reconstituer à partir des pièces justificatives appuyant les données entrées, les éléments des comptes, états et renseignements, soumis à la vérification, ou, à partir de ces comptes, états et renseignements, de retrouver ces données et les pièces justificatives. En outre, la comptabilité est en principe servie au jour le jour.

En conséquence, la date de comptabilisation est celle où l’événement doit prendre date dans la comptabilité, telle que par exemple, la date de règlement effectif d’une facture d’achat ou celle de vente d’un bien. Cette date correspond à la date de saisie lorsque cet enregistrement est effectué le même jour que celui de l’événement qu’elle constate. Elle peut, dans certains cas, correspondre également à celle de la pièce justificative (règlement au comptant d’une facture d’achat du même jour par exemple).

Cela étant, la date de comptabilisation ne peut pas être la date de saisie mécanique en comptabilité lorsqu’il y a un décalage dans le temps entre la date de l’événement comptable et la saisie en comptabilité de cet événement. Dans ce cas précis, il convient de retenir comme date de comptabilisation la date de l’événement comptable. À défaut, il est possible d’indiquer la date de la pièce justificative ou la date du dernier jour du mois en cas de centralisation mensuelle des écritures. Lorsque le logiciel comptable ne dispose pas d’un mode brouillard, la date de comptabilisation de l’écriture comptable correspond à la date de validation de l’écriture comptable.

Allègements pour les entreprises au régime micro-BIC et mocro-BNC

Pour les seuls contribuables imposables à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des micro-BIC et micro-BNC, qui tiennent un état récapitulatif de leurs recettes sur un registre papier ou un tableur et confient la tenue de leur comptabilité à un tiers, ce dernier peut saisir en comptabilité ces opérations par récapitulation au moins mensuelle, et non trimestrielle, des totaux de ces opérations. Il est donc toléré, sous conditions, que le fichier des écritures comptables ne comporte pas le détail des écritures comptables des recettes. Dans ce cas, pour permettre à l’administration fiscale de contrôler que la comptabilité est régulière, sincère et appuyée des pièces justifiant les éléments déclarés, le contribuable doit également présenter, quelle qu’en soit la forme, papier ou tableur, le détail de ses recettes, ainsi que les pièces justificatives y afférentes (par exemple, les rouleaux de caisse enregistreuse). Le contribuable a, en effet, l’obligation de conserver et de présenter tous les documents permettant de vérifier le détail des opérations. Par ailleurs, il est rappelé que l’inscription globale en fin de journée des recettes correspondant à des ventes au détail ou à des services rendus à des particuliers est possible lorsque leur montant unitaire n'excède pas 76 € à condition qu’elles aient fait l’objet d’un paiement en espèces au comptant, et que les justificatifs du détail soient conservés. Le FEC peut donc comprendre des écritures correspondant aux recettes journalières globalisées. Toutefois, cette disposition ne dispense pas les intéressés de produire les pièces détaillées de nature à justifier du montant desdites recettes.

FEC unique ou fractionné ?

Si le volume de données s’avère trop important pour constituer un seul FEC par exercice, le fichier peut, en accord avec le service vérificateur, être remis de manière simultanée sur plusieurs supports selon un découpage par période (au choix semestre, trimestre, mois).

Pour les entreprises relevant de la compétence de la DVNI, le vérificateur peut demander d’abord la remise d’un fichier reprenant les écritures centralisées puis ensuite les écritures détaillées correspondant à tout ou partie des écritures centralisées présentes dans le fichier précédemment remis. Les écritures centralisées mentionnent la période mensuelle concernée (ou toute autre périodicité), la référence des journaux d’origine et les totaux de la période en lieu et place du détail des opérations jour par jour.

Pour les fichiers à plat, chacun des fichiers remis doit obligatoirement comporter en première ligne le nom des champs, selon les règles de nommage.

Lorsque des informations contenues dans le fichier font référence à des codifications spécifiques en usage dans l’entreprise, il est nécessaire de fournir un descriptif détaillé permettant de faciliter la lecture de la comptabilité. Ce descriptif peut être remis sous forme dématérialisée (fichiers issus d’un outil de traitement de textes, d’un tableur ou pdf) ou papier, mais il est recommandé par votre avocat fiscaliste de procéder autant que faire se peut par support dématérialisé.

Migration de données comptables

Diverses raisons juridiques, économiques ou pratiques peuvent conduire un contribuable à changer de logiciel comptable ou de progiciel de gestion intégré en cours d’exercice. Cette situation peut en outre impliquer un changement de référentiel comptable (plans de comptes, référentiels des clients et des fournisseurs, etc.).

Une partie des écritures comptables de l’exercice est alors stockée dans un logiciel comptable ou un progiciel de gestion intégré et l’autre partie des écritures comptables de l’exercice sur un autre.

S’il est impossible d’extraire l’intégralité des données comptables avec un référentiel unique pour constituer un FEC unique relatif à l’exercice du changement, la remise du FEC sous forme de deux fichiers sur des supports différents est acceptée sous réserve du respect des conditions suivantes :

-le premier fichier est généré par l’ancien système, et le second, par le nouveau système ;

-les deux fichiers remis doivent permettre de reconstituer l’exercice concerné au cours duquel le logiciel comptable ou le progiciel de gestion intégré a été changé ;

-la remise de ces deux supports doit s’effectuer de manière simultanée ;

-les deux fichiers doivent respecter le format défini ;

-pour le fichier relatif à la première partie de l’exercice, les premiers numéros d’écritures comptables doivent correspondre aux écritures de reprise des soldes de l’exercice antérieur. Pour celui portant sur la seconde partie de l’exercice, les premiers numéros d’écritures comptables doivent correspondre aux écritures de reprise des soldes de la première partie de l’exercice concerné ;

-en outre, dès lors que le changement de logiciel comptable ou de progiciel de gestion intégré implique un changement de référentiel comptable, la remise des fichiers doit s’accompagner des tables de correspondance et de réconciliation comptable entre les deux logiciels comptables ou progiciels de gestion intégré.

Fichier des écritures comptables regroupant plusieurs établissements

Lorsqu’une entreprise reprend dans sa comptabilité les comptabilités de ses différents établissements, il est nécessaire de pouvoir identifier l’origine de chaque écriture en mettant au-delà des premières informations obligatoires un champ supplémentaire correspondant à un code établissement.

Copie du fichier des écritures comptables en cas de fusion

Les opérations de fusion peuvent conduire les sociétés soit à changer de progiciel de gestion intégré, soit à n’inclure que les soldes des écritures comptables de la société absorbée dans le progiciel de gestion intégré de la société absorbante.

Toutefois, par mesure de tempérament, à l’instar de la situation en cas de migration, deux fichiers sont acceptables au titre de cet exercice, sous réserve du respect des conditions suivantes :

-le premier fichier est généré par le système de la société absorbée, et le second, par le système de la société fusionnée ;

-les deux fichiers remis doivent permettre de reconstituer la totalité des écritures comptables au titre de l’exercice concerné, tant celles de la société absorbée que celles de l’absorbante ;

-la remise de ces deux supports doit s’effectuer de manière simultanée ;

-les deux fichiers doivent respecter le format défini ;

-en outre, dès lors que cette situation implique un changement de logiciel comptable, la remise des fichiers doit s’accompagner des tables de correspondance et de réconciliation comptable entre les deux logiciels comptables ou progiciels de gestion intégré.

DEMANDE ET RÉALISATION DE TRAITEMENTS INFORMATIQUES

Choix offerts à l'entreprise

Les agents de l’administration fiscale peuvent effectuer leur contrôle en procédant à des traitements informatiques des données soumises à contrôle. Si elle effectue des traitements informatiques des données comptables, l’administration doit respecter les garanties.

La loi impose au vérificateur d’indiquer, dans tous les cas et par écrit, la nature des investigations souhaitées et exige du contribuable qu’il formalise, par écrit également, son choix pour l’une des options de réalisation des traitements informatiques, choix important dont il semble opportun de discuter avec votre avocat fiscaliste. Il s’agit d’une description suffisamment précise afin de permettre au contribuable de choisir en toute connaissance de cause entre les trois options offertes.

Trois options sont offertes au contribuable

La première option proposée (option a) est d’autoriser les agents de l’administration à effectuer les traitements informatiques souhaités dans les locaux de l’entreprise en utilisant son propre matériel.

S’il exerce la deuxième option (option b), le contribuable effectue lui-même les traitements informatiques qui lui sont demandés par le vérificateur. Dans le cadre des contrôles engagés depuis le 1er janvier 2017, l’administration peut demander une copie des documents, données et traitements soumis au contrôle au moment où le contribuable formalise son choix pour cette option.

Enfin, pour le cas où le contribuable ne souhaite pas que le contrôle soit effectué sur le matériel de l’entreprise, il met à la disposition du vérificateur les copies des documents, données et traitements demandés par celui-ci pour mener à bien la vérification (option c). Pour les contrôles engagés depuis le 1er janvier 2017, le contribuable dispose de 15 jours pour fournir les documents.

L'indication de la nature des investigations envisagées est mentionnée sur un courrier remis par le vérificateur au contribuable. Sur ce même courrier, le contribuable indique l’option qu’il retient pour la mise en œuvre des traitements et précise, en concertation avec le vérificateur, la date à laquelle les conditions nécessaires à la mise en œuvre de l’option retenue seront effectives.

Le choix pour l’une des trois modalités, laissé à l’initiative de l’entreprise, est susceptible d’être différent pour chaque traitement demandé. Ce choix doit être fait par écrit, dans les délais fixés par l’administration.

Les contribuables doivent s’assurer que les documents, données et traitements soumis au droit de contrôle de l’administration et détenus par des tiers, quel que soit le lieu habituel de détention (à l’étranger notamment) pourront être accessibles et consultables sur le territoire national, en cas de contrôle.

À quoi servent les copies remises au vérificateur en cas d’exercice de l’option b ?

Au moment où le contribuable formalise son choix pour l’option b, c’est-à-dire demande à effectuer lui-même tout ou partie des traitements sur son propre matériel, l’administration a la possibilité de lui demander une copie des documents, données et traitements soumis au contrôle. Elle peut donc effectuer sur les copies des fichiers les mêmes traitements que ceux demandés au contribuable, comparer ses résultats avec ceux réalisés par le contribuable et les lui opposer. Le vérificateur doit communiquer au contribuable la nature et les résultats des traitements informatiques ayant donné lieu à rehaussement, sous forme dématérialisée ou non au choix de celui-ci, au plus tard lors de l’envoi de la proposition de rectification. La communication des résultats des traitements sous forme dématérialisée permet au contribuable de valider ceux qui ont été réalisés par le vérificateur et qui ont contribué à quantifier et/ou à caractériser les rehaussements proposés.

Cette faculté est également prévue en cas d’exercice de l’option c.

Calcul des délais

Les copies de documents permettant la réalisation des traitements demandés doivent être fournies dans un délai de 15 jours. Le délai de 15 jours est un délai franc. Il concerne :

-les contribuables ayant exercé l’option b, et à qui l’administration a demandé des copies des fichiers ; pour le calcul du délai, il convient de ne retenir ni le jour de la demande de remise de copie, ni le jour de mise à disposition par le contribuable des copies demandées  ;

-les contribuables qui ont opté pour l’option c (traitements effectués par l’administration) ; le délai court à compter de la date de formalisation du choix du contribuable pour l’option c, sans retenir ni le jour de la formalisation de l’option, ni le jour de mise à disposition par le contribuable des copies demandées.

Normes à respecter

Les copies des fichiers de données comptables réalisées dans le cadre des options b et c sont produites sur tous supports informatiques répondant aux normes fixées par arrêté. Ainsi, la remise des copies de fichiers s’effectue sur des disques optiques de type CD ou DVD non réinscriptibles, clôturés de telle sorte qu’ils ne puissent plus recevoir de données. En accord avec le service vérificateur, d’autres supports peuvent être utilisés (clé USB par exemple).

La remise des fichiers est obligatoirement accompagnée d’une description des enregistrements relative aux informations :

-de gestion : nom de zones, libellé, etc. ;

-techniques : type, structure, position, longueur des zones, code ou caractères utilisés à titre de séparateur de zones et d’enregistrements, le jeu de caractères utilisé pour représenter l’information.

Les copies de fichiers doivent être détruites (ou restituées)

Pour les copies remises dans le cadre de contrôles dont l’avis de vérification a été adressé à compter du 1er janvier 2017, l’administration détruit les copies des fichiers remises par le contribuable. Cette destruction intervient avant la mise en recouvrement ou, en l’absence de rehaussement, après l’envoi de l’avis d’absence de rehaussement. Pour les contrôles engagés avant le 1er janvier 2017, l’administration continue à restituer les copies de fichiers. Si, après destruction des copies de fichiers (ou restitution), le contribuable conteste la validité des traitements effectués, il doit être en mesure de produire et transmettre à nouveau à l’administration des copies identiques aux premières. Celle-ci pourra ainsi ré-appliquer les traitements initiaux, voire y intégrer de nouveaux traitements tenant compte des observations du contribuable.

Vérifications dont la durée est limitée

Si l’administration envisage la réalisation de traitements informatiques au cours du contrôle d’une entreprise dont la durée de vérification sur place est limitée à trois ou à six mois, cette limitation est prorogée de la durée comprise entre (à vérifier avec votre avocat fiscaliste car cela peut entrainer l'annulation des redressements) :

-la date du choix du contribuable pour l’une des options prévues pour la réalisation du traitement ;

-et, respectivement selon l’option choisie, soit celle de la mise à disposition du matériel et des fichiers nécessaires par l’entreprise, soit celle de la remise des résultats des traitements réalisés par l’entreprise à l’administration, soit celle de la remise des copies de fichiers nécessaires à la réalisation des traitements par l’administration.

En outre, en cas de défaut de valeur probante de la comptabilité, la vérification sur place ne peut s’étendre sur une durée supérieure à six mois. Pour les contrôles pour lesquels un avis de vérification a été adressé à compter du 1er janvier 2017, la limitation de ce délai sur place à six mois peut se cumuler avec la prorogation prévue en cas de mise en œuvre de traitements informatiques.

Ainsi, ces dispositions prolongent la durée de vérification sur place du délai nécessaire à la réalisation des conditions permettant la mise en œuvre des traitements. Elles « neutralisent » le temps nécessaire à la mise en œuvre de ces traitements informatiques dans le décompte du délai. La durée effective de trois ou six mois dont l’administration dispose pour réaliser la vérification sur place est en conséquence préservée.

Sanctions pour défaut de communication des documents comptables

Le défaut de présentation des documents, données et traitements nécessaires à la mise en oeuvre des investigations, ainsi que le défaut de mise à disposition des copies des documents, données et traitements soumis à contrôle dans les délais, donnent lieu à l'application d'une amende égale à 5 000 euros ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, d'une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable.

Conséquences au regard de la procédure de rehaussement

Si le vérificateur chargé du contrôle a recours à l’intervention d’un vérificateur spécialisé dans le contrôle informatique, le nom et l’adresse administrative de ce dernier sont communiqués au contribuable.

La proposition de rectification précise la nature et le résultat des traitements effectués par ou à la demande de l’administration fiscale, lorsque ces traitements donnent lieu à rectification. Un exposé clair de la démarche suivie doit permettre au contribuable d’être en mesure de formuler ses observations.

Opposition au contrôle des comptabilités informatisées

Les bases d’imposition sont évaluées d’office en cas d’opposition à la mise en œuvre du contrôle des comptabilités informatisées. Une majoration au taux de 100 % a vocation à s’appliquer.

Cette procédure d’évaluation d’office s’applique dans les situations où le contrôle informatique est, de fait, impossible. Cette situation peut s’illustrer, notamment, par les exemples suivants, qui ne sont pas limitatifs :

-le contribuable s’abstient de répondre à la demande d’option pour l’une des modalités de contrôle ou retardant excessivement son choix ;

-le contribuable choisit une option impossible à mettre en œuvre pour des raisons techniques ou pratiques ;

-le contribuable ne présente pas les informations, données et traitements informatiques ainsi que la documentation ;

-les données ne sont pas disponibles pour la réalisation de la vérification ;

-les données sont disponibles, mais le contrôle ne peut être mené à son terme du fait de circonstances imputables au comportement du contribuable, à l’organisation de l’entreprise ou à un tiers prestataire notamment ;

-les traitements réalisés à partir des données disponibles dans l’entreprise ne répondent pas aux demandes de l’administration ;

-les traitements ne sont pas réalisés dans un délai compatible avec les exigences du contrôle.

Ces différentes situations peuvent être cumulatives. Elles sont purement illustratives et non limitatives. Dans ces cas, les bases d’imposition sont évaluées d’office pour tout ou partie des résultats, après la rédaction d’un procès-verbal de carence, consécutif à la non-réalisation d’une demande de traitements dans des délais compatibles avec le contrôle.

 

Notre cabinet d’avocat fiscaliste peut vous assister.

 

 

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