Contrôle Urssaf : Comment Conserver et Archiver les Justificatifs Papier ?

Rédigé par Marc Uzan - - Aucun commentaire

 

L'entreprise doit conserver ses pièces et documents justificatifs établis sous forme papier pour l'assiette et le contrôle des cotisations durant 6 ans.

Elle peut les conserver et les archiver sous forme numérique.

 

Conservation et archivage numériques

 

L'entreprise cotisante doit conserver ses documents ou pièces justificatives nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales pendant une durée au moins égale à 6 ans.

Si l'entreprise a établi ou reçu les documents ou pièces justificatives sur support papier, elle peut les conserver et les archiver sur un support informatique (p. ex. justificatifs de frais professionnels ou des avantages en nature).

L'entreprise doit transférer ses pièces et documents justificatifs établis sur support papier vers un support informatique et effectuer leur archivage numérique selon les mêmes règles de numérisation que celles applicables à ses factures en matière fiscale.

Le décret n° 2016-1673 du 5-12-2016 permet déjà aux entreprises de numériser et de conserver, aux fins de contrôle, des actes et documents établis à l'origine sous forme papier.

Ce texte présume fiable, jusqu'à preuve du contraire, toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu d'un acte, dont l'intégrité était garantie dans le temps par un procédé de reproduction électronique assurant sa fidélité à l'original et son incorruptibilité (date de création de la copie, empreinte électronique, documentation conservée du dispositif de fiabilité).

Mais il ne fixe aucune norme technique.

 

Modalités de la conservation et de l'archivage numérique

 

La numérisation des pièces et documents justificatifs établis à l'origine sur support papier doit garantir leur reproduction à l'identique et être la copie conforme à l'original en image et en contenu.

Les couleurs doivent être reproduites à l'identique en cas de mise en place d'un code couleur.

Les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits.

En cas de recours à la compression de fichier, cette compression doit s'opérer sans perte.

Les opérations d'archivage numérique des documents et pièces justificatives établis à l'origine sur support papier, effectuées par l'entreprise cotisante ou un tiers mandaté, doivent être définies selon une organisation documentée et faire l'objet de contrôles internes.

Elles doivent assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de leur conservation.

Pour garantir l'intégrité des fichiers numérisés, chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) et être assorti :

-  d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

-  d'une empreinte numérique ;

-  d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme au moins au RGS de niveau une étoile ;

-  ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List - TSL -).

Chaque fichier doit être horodaté au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

En cas de contrôle Urssaf, si une pièce justificative numérisée n'est pas conforme à ces conditions de numérisation, l'entreprise cotisante doit présenter l'original sous format papier.

À défaut, cette situation sera assimilée par l'Urssaf à une absence de pièces ou documents justificatifs nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales.

L'Urssaf pourra alors procéder à un redressement de l'entreprise contrôlée selon la taxation forfaitaire.

Notre cabinet d’avocat fiscaliste peut vous assister.

Evaluer cet article : Note moyenne : 4.6 (11 votes)

Consultez les articles sur ce thème, qui peuvent vous intéresser :

Écrire un commentaire

Les commentaires ont pour vocation d'apporter des éclairages généraux sur certains points de l'article. Ils ne constituent en aucun cas un positionnement du cabinet sur votre situation spécifique.

Quelle est la cinquième lettre du mot mfjxpe ? :