Représentant une forme de contrôle à distance, l’examen de comptabilité est utilisé par l’administration fiscale depuis seulement quelques années. Il repose sur la possibilité de s’appuyer sur des documents et justificatifs dématérialisés pour éclaircir une situation en particulier. Dès lors que la comptabilité d’une entreprise est informatisée, ce qui est en principe devenu obligatoire, elle peut être sujette à ce type de contrôle.

En quoi consiste l’examen de comptabilité ?

Cette méthode est une alternative au contrôle sur pièces réalisé par courrier. En se basant sur des éléments dématérialisés, l’administration cherche à moderniser ses pratiques. Cette procédure s’effectue à distance et ne nécessite donc pas une intervention d’un agent dans les locaux d’une entreprise. Pratique et facile à mettre en place, elle devrait se développer dans le futur.

Pour une entreprise, l’examen de comptabilité est moins poussé qu’une vérification de comptabilité. Plus rapide, le temps est économisé puisque rien ne se passe dans les locaux de l’entreprise. Aussi bien pour l’agent des impôts que pour l’entreprise, cette procédure est largement simplifiée et est en principe moins pressurisante.

Même si son mode de fonctionnement diffère des autres procédures de l’administration fiscale, les droits du contribuable sont conservés. Le débat contradictoire, la possibilité de se faire assister par un conseil, le droit de faire part de ses observations et d’obtenir une réponse de l’administration fiscale, vont faire partie des différentes étapes de cette procédure.

Quelles sont les entreprises visées ?

L’examen de comptabilité peut concerner toutes les formes d’entreprise, aussi bien individuelles, les TPE, que les entreprises de grande envergure. L’examen de comptabilité permet d’en savoir plus sur un élément comptable en particulier et de recevoir les justificatifs correspondants en un temps très court. Toutes les entreprises sont donc susceptibles d’être concernée par une telle procédure de la part des impôts.

Dès que des opérations de comptabilité ne correspondent pas aux déclarations, ce type de démarche peut être déclenchée. L’examen de comptabilité permet de vérifier certains éléments ou d’en savoir plus sur la sincérité et l’exactitude des déclarations. Recueillir un certain nombre de justificatifs est une bonne occasion de faire la lumière sur des anomalies décelées suite à un contrôle sur pièces.

La procédure d’examen de la comptabilité

Pour ce type de procédure, l’entreprise visée est avisée de la procédure fiscale par lettre recommandée avec AR.

Cette notification indique que les démarches sont à réaliser de façon dématérialisée. Les références du site et de l’espace dans lequel déposer ses justificatifs sont clairement indiquées. Ce document rappelle également la possibilité de se faire accompagner par un conseil tout au long de la procédure.

L’entreprise est dans l’obligation de transmettre le fichier des écritures comptables ou FEC dans un délai maximal en principe de 15 jours. L’examen de comptabilité réduit également les délais de réponse. Dès lors que la comptabilité est informatisée, cette réponse pourra se faire sans tarder. Il faudra en revanche être vigilant sur le fait que ce délai passe vite. Le moindre dépassement va être considéré comme une absence de réponse.

Après la réception de ces documents, l’administration fiscale dispose d’un délai en principe de six mois pour analyser la comptabilité et donner une réponse concrète. L’objectif est de vérifier qu’il existe une parfaite concordance entre les écritures comptables et les déclarations réalisées. Les erreurs vont également être relevées. Elles seront ensuite énumérées dans la procédure de rectification.

A l’issue de la période de six mois, l’agent des impôts chargé de l’examen de la comptabilité va transmettre une proposition de rectification officielle. Elle va indiquer le montant des sommes considérées dues à l’administration fiscale du fait des erreurs ou anomalies dans les déclarations. Lorsqu’elles sont toutes conformes, la proposition de rectification est égale à zéro. Dans tous les cas, une réponse est transmise à l’entreprise afin qu’elle connaisse les conclusions de cette démarche.

Les garanties offertes à l’entreprise

Au moment de la réception de l’avis d’examen de comptabilité, il est accompagné de la charte du contribuable vérifié. Reprenant les droits et obligations de l’entreprise, elle pourra s’appuyer dessus tout au long de la procédure.

À tout moment, la société qui fait l’objet de cet examen de comptabilité pourra réagir de la sorte :
• Faire un recours au supérieur hiérarchique pour faire part de ses incompréhensions ou de ses réclamations
• Effectuer une saisine de la commission des impôts directs et taxes en cas de désaccord avec la proposition de rectification soumise
• Faire valoir son droit à la procédure de régularisation spontanée. Cette demande doit être réalisée en principe dans les 30 jours suivant la réception de la proposition de rectification. Lorsque cette demande est acceptée, elle permet de bénéficier d’une réduction des intérêts de retard par rapport à la date d’imposition.

Les sanctions prévues en cas de refus

Il est indispensable que l’entreprise soit réactive pour répondre pendant le délai de 15 jours imparti. L’absence de transmission des documents comptables peut entrainer une amende et la taxation d’office.

L’administration fiscale peut également décider de réaliser une véritable vérification de la comptabilité pour se pencher sur l’ensemble des écritures comptables de manière poussée.

Des contrôles fiscaux plus fréquents

Très simple à mettre en place, l’examen de comptabilité fait partie des armes que le gouvernement a l’intention d’utiliser plus fréquemment pour faire la chasse aux fraudeurs. Cette possibilité de vérifier rapidement les fichiers des écritures comptables permet de savoir très rapidement si une vérification de comptabilité doit être déclenchée.

Pour les entreprises, l’arrivée de l’examen de la comptabilité annonce des contrôles fiscaux plus systématiques dès qu’une anomalie aura été repérée dans les déclarations. Pour éviter de faire partie des entreprises visées, il faudra donc être vigilant lors de la déclaration annuelle. Il faudra également garder tous les justificatifs utiles pour les présenter immédiatement.