La vérification de comptabilité, les étapes en détail

IMPORTANT : les éléments d'informations donnés ci-après sont généraux. Pour une analyse de votre situation spécifique, consultez un avocat.

Les entreprises qui subissent un contrôle fiscal font l’objet d’une procédure appelée vérification de la comptabilité. A cette occasion, l’agent des impôts désigné va prendre soin de contrôler les déclarations réalisées par rapport aux écritures comptables réelles. Les registres et les documents correspondants vont donc être étudiés à la loupe.

Sa fonction est également de s’assurer avec des éléments de preuve aussi bien de la sincérité que de l’exactitude de la comptabilité mise à disposition. Pour y parvenir, il va pouvoir exercer son droit de communication auprès des autres entreprises ou organismes avec lesquels l’entreprise est en relation.

Durant cette procédure, des étapes précises sont suivies, l'assistance d'un avocat fiscaliste semble recommandée si les enjeux sont importants.

La préparation de cette vérification comptable

Avant d’envoyer une notification de contrôle fiscal à l’entreprise concernée, le représentant de l’administration fiscale va collecter toutes les informations possibles à son sujet.

Les différentes déclarations réalisées aux impôts sont récupérées.

Il va également contacter un certain nombre d’organismes pour récupérer les données en leur possession. Le droit de communication permet de constituer un dossier complet.

Grâce à cette préparation, le vérificateur pourra confronter ses données avec les éléments qui seront mis à sa disposition au moment de la procédure. Toute différence devra être justifiée ou elle entraînera un redressement fiscal.

L’envoi de l’avis de vérification de comptabilité

Avant qu’il ne se déplace dans l’entreprise, l’agent des impôts est dans l’obligation de faire parvenir cette notification de vérification de comptabilité.

Ce document indique l’objet de la vérification en précisant quelles sont les années concernées. Les exercices correspondants devront donc être prêts le jour de l’arrivée du vérificateur.
Un délai de 15 jours sera mis à disposition de l’entreprise pour réunir les documents demandés et être en mesure de les présenter au moment de la vérification de comptabilité. Elle pourra également mettre ce temps à profit pour se faire accompagner d’un conseil qui possède des compétences avancées en matière de fiscalité des entreprises, notamment un avocat fiscaliste.

C’est le dirigeant qui choisit le Conseil chargé de l’assister. La désignation de ce Conseil n’est pas obligatoire, le dirigeant peut choisir de se défendre seul. Cependant, il est vivement recommandé de ne pas se défendre seul.

Le Conseil éventuellement choisi peut être n’importe qui, professionnel ou pas. Bien entendu, il est recommandé de recourir à un professionnel chevronné et réellement expert en fiscalité. Le profil semblant le plus adapté est bien entendu celui de l’avocat fiscaliste.

Mise en œuvre de la vérification de comptabilité

Une fois sur place, l’agent va pouvoir procéder à cette vérification de façon concrète. Il va pouvoir contrôler aussi bien le fonds et la forme des exercices et documents comptables. Les contrôles matériels entrent également dans le champ de ses compétences. Les procédures comptables appliquées feront l’objet d’une véritable analyse, de même que les documents juridiques de l’entreprise. Cette étape sera en général clôturée par une visite de l’entreprise dans son ensemble.

La réunion de synthèse

A l’issue de la vérification, une réunion est organisée avec le vérificateur et un représentant désigné pour l’entreprise. Cette dernière peut se faire accompagner d’une personne chargée de la conseiller tout au long de la procédure. Cette réunion de synthèse est réalisée au sein de l’entreprise mais elle peut également se tenir dans le centre des impôts dont elle dépend.

Réalisation d’un rapport par le vérificateur

Quelles que soient les observations faites au cours de la vérification de comptabilité, l’agent désigné pour cette procédure doit établir un rapport détaillé. Document qui va être soumis à sa hiérarchie, il convient d’y faire apparaître les erreurs et anomalies repérées ainsi que des propositions de rectification correspondantes. Les propositions de redressement fiscal initiales peuvent être confrontées à celles qui seront finalement retenues à la suite de la vérification effective de la comptabilité. Ce rapport est donc utile car il permet de savoir quelles suites précises le fisc semble vouloir donner à la vérification.

Conclusion et envoi de la notification finale

Après la vérification et l’analyse des observations durant la phase de contrôle, la proposition de rectification décidée par l’administration fiscale sera transmise à l’entreprise concernée. Ce document peut faire état de l’absence de rectification lorsque les preuves ont été apportées pour justifier la situation pendant la vérification de comptabilité.

Cette notification peut également correspondre à une proposition de rectification motivée par les observations réalisées par le vérificateur. Dans ce cas, ce document indique que l’entreprise peut se faire assister d’un conseil pour prendre la bonne décision. Une discussion pourra être ouverte avec ce conseil et une éventuelle réponse pourra être faite au centre des impôts.

La réponse de l’entreprise

A réception de la notification, l’entreprise dispose de 30 jours pour transmettre une réponse. Elle peut apporter de nouveaux éléments ou faire part de certaines observations afin de faire baisser le montant de la rectification proposée. Ce délai peut être prolongé de 30 jours supplémentaires dans certaines conditions.

Autrement écrit, cette réponse sera l’acceptation, partielle ou totale des rectifications, ou la contestation, partielle ou totale, des rectifications. Cette réponse est appelée « observations du contribuable ». Le délai pour formuler les observations est en principe de 30 jours, mais peut être prorogé (allongé) à 60 jours sur demande du contribuable.

Deuxième réponse de l’administration fiscale

Après avoir pris connaissance de la réponse de l’entreprise concernée (ses « observations ») par la vérification de comptabilité, leur rejet ou leur acceptation sera décidée. En fonction de la décision, un nouveau courrier de proposition de rectification sera transmis. Soit elles sont maintenues, soit elles sont abandonnées, partiellement ou totalement.

Possibilité de saisine par l’entreprise de la commission départementale

Si l’entreprise émet encore des objections et refuse la proposition de rectification, elle a la possibilité de saisir la commission départementale ou même nationale afin qu’elle examine son dossier. Il s’agit du dernier recours possible au stade pré contentieux lorsque la procédure de redressement fiscal est contestée. Cette commission est composée de représentants de l’administration fiscale, de représentants des contribuables, et de représentants de la justice.

Décision de mise en recouvrement de l’impôt rectifié

Même s’il y a contestation de la rectification, l’entreprise doit tout de même payer les sommes réclamées, excepté en cas de réclamation assortie d’une demande de sursis de paiement (mais dans ce cas l’entreprise devra constituer des garanties). En l’absence de paiement, l’administration fiscale pourra en ordonner leur recouvrement forcé (avis à tiers détenteurs sur les comptes bancaires, en général, ou autres types de saisies, de types immobilières, saisies des créances clients, blocage du parc automobile…).

Recours devant le Tribunal Administratif

Dernière possibilité pour l’entreprise, le tribunal administratif peut être saisi pour contrer les redressements. Lorsque le différend entre l’entreprise et le centre des impôts ne trouve aucune issue, le tribunal va pouvoir prendre une décision afin que le dossier soit tranché. Quelle qu’elle soit la décision du tribunal, les deux parties devront s’y conformer scrupuleusement. Un recours devant la Cour administrative d’appel reste ouvert aux parties.

Si le tribunal décide que le recours de l’entreprise n’est pas accepté, elle sera dans l’obligation de s’acquitter des sommes qui lui sont réclamées. Si le tribunal administratif remet en question les conclusions de l’administration fiscale, une minoration peut être décidée ou une annulation des propositions de rectification (lorsqu’un vice de procédure est identifié).

Notre cabinet d’avocat fiscaliste peut vous assister.