El examen de la contabilidad es una forma de inspección fiscal de las empresas realizada a distancia, desde las oficinas de la Administración, a partir de los ficheros contables transmitidos por la empresa. Creado en 2017 (artículo L13 G del Libro de procedimientos fiscales), afecta a las empresas que llevan una contabilidad informatizada.
Este artículo explica de forma sencilla en qué consiste, cómo se desarrolla, qué garantías tiene la empresa y qué prevé la ley si no se entregan los ficheros. Según lo que esté en juego, la asistencia de un abogado puede ser útil desde la recepción del aviso de examen; véase también la página inspección fiscal en Francia: cómo defenderse con un abogado.
En resumen
- El examen de la contabilidad es una inspección en profundidad realizada a distancia, sin desplazamiento del agente a la empresa.
- Comienza con un aviso de examen; la empresa entrega después, en principio en 15 días, su fichero de asientos contables (FEC).
- La Administración dispone, en principio, de seis meses desde la entrega del FEC para enviar una propuesta de rectificación o informar a la empresa de que no habrá rectificación.
- La empresa goza de garantías: carta del contribuyente inspeccionado, asistencia de un asesor, procedimiento contradictorio, recursos jerárquicos y comisiones.
- La falta de entrega del FEC en plazo se sanciona, en principio, con una multa de 5 000 € o un recargo del 10 %, y la Administración puede entonces iniciar una verificación in situ.
Índice
¿Qué es el examen de la contabilidad?
El examen de la contabilidad permite a la Administración comprobar la contabilidad de una empresa sin acudir a sus locales: el agente trabaja a partir del fichero de asientos contables (FEC), que reúne todos los asientos del ejercicio en un formato normalizado. Se distingue así de la verificación de contabilidad, realizada en principio in situ, y de la comprobación documental, que se refiere a las declaraciones a partir de la información de que dispone la Administración.
Se trata de una inspección en profundidad: puede dar lugar a las mismas rectificaciones que una verificación de contabilidad, respecto de los impuestos y el período indicados en el aviso. Las distintas formas de inspección se presentan en el artículo ¿cuáles son las formas de control?.
¿Qué empresas pueden verse afectadas?
Todas las empresas que llevan una contabilidad informatizada pueden, en principio, ser objeto de un examen de la contabilidad: empresarios individuales, pequeñas y medianas empresas o grupos. La Administración puede recurrir a él, en particular, cuando algunos elementos de las declaraciones requieren un análisis más profundo, por ejemplo tras una comprobación documental.
El desarrollo del procedimiento
El aviso de examen de la contabilidad
El procedimiento comienza con el envío de un aviso de examen de la contabilidad, en principio por carta certificada con acuse de recibo. Precisa los impuestos y el período comprobados, indica cómo transmitir los ficheros y recuerda la facultad de hacerse asistir por un asesor de su elección; también indica que la carta de derechos y obligaciones del contribuyente inspeccionado puede consultarse en línea y entregarse previa solicitud.
La entrega del fichero de asientos contables
La empresa transmite, en principio, su FEC en los 15 días siguientes a la recepción del aviso, en forma electrónica conforme a las normas previstas por la ley. Este plazo es corto: prepararlo con antelación puede evitar dificultades.
El análisis a distancia
El agente analiza los asientos y los coteja con las declaraciones. Puede enviar solicitudes de explicaciones o de justificantes; la empresa puede formular sus observaciones durante todo el procedimiento, que es contradictorio.
La conclusión
La Administración dispone, en principio, de seis meses desde la entrega del FEC para enviar una propuesta de rectificación o informar a la empresa de que no habrá rectificación. La propuesta de rectificación abre después, en principio, un plazo de 30 días, prorrogable a petición, para responder; véase el artículo he recibido una propuesta de rectificación: ¿qué hacer?.
Las garantías de la empresa
Aunque se realice a distancia, el examen de la contabilidad está rodeado de garantías comparables a las de una verificación de contabilidad. La empresa puede, en particular:
- apoyarse en la carta de derechos y obligaciones del contribuyente inspeccionado, oponible a la Administración;
- hacerse asistir por un asesor de su elección, por ejemplo un abogado, durante todo el procedimiento;
- presentar sus observaciones y obtener una respuesta motivada de la Administración;
- dirigirse al superior jerárquico del agente y, después, al interlocutor designado, en caso de desacuerdo;
- según las cuestiones en litigio, solicitar la intervención de la comisión departamental de impuestos directos y de impuestos sobre el volumen de negocios;
- solicitar, con ciertas condiciones, regularizar determinados errores en el curso de la inspección (artículo L62 del LPF), con una reducción del 30 % de los intereses de demora.
Las dificultades prácticas
En la práctica, el procedimiento plantea varias dificultades:
- el diálogo con el agente se desarrolla a distancia, lo que puede dificultar la explicación de algunas operaciones;
- la calidad del FEC es determinante: a diferencia de una verificación in situ, el agente no consulta la contabilidad en los locales de la empresa si el fichero es incompleto o difícil de explotar;
- el plazo de 15 días para entregar el fichero deja poco tiempo para prepararlo.
La Administración pone a disposición de las empresas una herramienta gratuita, Test Compta Demat, que permite comprobar el formato del fichero. Saber leer y comprender el FEC facilita además el diálogo con el agente.
Las sanciones por no entregar el FEC
La falta de entrega del FEC en plazo, o la entrega de un fichero no conforme, se sanciona, en principio, con una multa de 5 000 € o, si su importe es superior y hay rectificación, con un recargo del 10 % de las cuotas regularizadas (artículo 1729 D del CGI). La Administración puede entonces iniciar una verificación de contabilidad in situ. Reaccionar con rapidez, idealmente con la ayuda de un abogado, puede ser útil desde la recepción del aviso.
Examen de la contabilidad y verificación de contabilidad
| Examen de la contabilidad | Verificación de contabilidad | |
|---|---|---|
| Lugar | A distancia, en las oficinas de la Administración | En principio en los locales de la empresa |
| Soporte | Fichero de asientos contables (FEC) | Contabilidad y documentos consultados in situ |
| Duración | En principio, seis meses como máximo desde la entrega del FEC para concluir | En principio, tres meses como máximo in situ para las pequeñas empresas |
| Garantías | Aviso previo, carta, asistencia de un asesor, procedimiento contradictorio | Aviso previo, carta, asistencia de un asesor, debate oral y contradictorio |
FAQ
¿El examen de la contabilidad es una inspección menos seria que una verificación?
No: se trata de una inspección en profundidad, que puede dar lugar a las mismas rectificaciones. Se distingue sobre todo porque se realiza a distancia, a partir del fichero de asientos contables.
¿Qué ocurre si el FEC no se entrega en 15 días?
Se incurre, en principio, en una multa de 5 000 € o, si es superior, en un recargo del 10 % de las cuotas regularizadas, y la Administración puede iniciar una verificación de contabilidad in situ.
¿Cuánto dura un examen de la contabilidad?
La Administración dispone, en principio, de seis meses desde la entrega del FEC para enviar una propuesta de rectificación o informar a la empresa de que no habrá rectificación.
¿Puede la empresa impugnar las rectificaciones?
Sí: puede presentar sus observaciones en el plazo de 30 días siguientes a la propuesta de rectificación y, después, según los casos, dirigirse al superior jerárquico, al interlocutor o a una comisión y, por último, presentar una reclamación. La elección de los argumentos merece examinarse con un abogado.
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