Como forma de control a distancia, el examen de la contabilidad solo lo utiliza la administración tributaria desde hace unos pocos años. Se basa en la posibilidad de apoyarse en documentos y justificantes electrónicos para aclarar una situación concreta. Desde el momento en que la contabilidad de una empresa está informatizada, lo que en principio se ha vuelto obligatorio, puede ser objeto de este tipo de control.

¿En qué consiste el examen de la contabilidad?

Este método es una alternativa al control documental realizado por correo. Al basarse en elementos electrónicos, la administración pretende modernizar sus prácticas. Este procedimiento se realiza a distancia y, por tanto, no requiere la intervención de un agente en las instalaciones de la empresa. Práctico y fácil de aplicar, previsiblemente se desarrollará en el futuro.

Para una empresa, el examen de la contabilidad es menos exhaustivo que una comprobación de la contabilidad. Más rápido, permite ahorrar tiempo, ya que nada tiene lugar en las instalaciones de la empresa. Tanto para el agente tributario como para la empresa, este procedimiento está muy simplificado y, en principio, genera menos presión.

Aunque su funcionamiento difiere del de los demás procedimientos de la administración tributaria, se mantienen los derechos del contribuyente. El debate contradictorio, la posibilidad de hacerse asistir por un abogado fiscalista y el derecho a formular observaciones y a obtener una respuesta de la administración tributaria forman parte de las distintas etapas de este procedimiento.

¿A qué empresas se dirige?

El examen de la contabilidad puede afectar a todas las formas de empresa, tanto a las empresas individuales y las microempresas como a las grandes empresas. El examen de la contabilidad permite saber más sobre un elemento contable concreto y recibir los justificantes correspondientes en muy poco tiempo. Por tanto, todas las empresas pueden verse afectadas por un procedimiento de este tipo por parte de Hacienda.

En cuanto las operaciones contables no se corresponden con las declaraciones, puede iniciarse este tipo de actuación. El examen de la contabilidad permite comprobar determinados elementos o saber más sobre la sinceridad y la exactitud de las declaraciones. Recabar una serie de justificantes es una buena ocasión para arrojar luz sobre anomalías detectadas a raíz de un control documental.

El procedimiento de examen de la contabilidad

En este tipo de procedimiento, se notifica a la empresa afectada el procedimiento fiscal mediante carta certificada con acuse de recibo.

Esta notificación indica que los trámites deben realizarse por vía electrónica. Se indican claramente las referencias del sitio web y del espacio en el que deben depositarse los justificantes. Este documento recuerda también la posibilidad de hacerse acompañar por un asesor a lo largo de todo el procedimiento.

La empresa está obligada a remitir el fichero de asientos contables (FEC) en un plazo máximo que, en principio, es de 15 días. El examen de la contabilidad también reduce los plazos de respuesta. Si la contabilidad está informatizada, esta respuesta podrá darse sin demora. No obstante, habrá que prestar atención, ya que este plazo pasa rápidamente. El más mínimo retraso se considerará una falta de respuesta.

Tras la recepción de estos documentos, la administración tributaria dispone de un plazo que, en principio, es de seis meses para analizar la contabilidad y dar una respuesta concreta. El objetivo es comprobar que existe una perfecta concordancia entre los asientos contables y las declaraciones presentadas. También se señalarán los errores, que se enumerarán posteriormente en el procedimiento de regularización.

A más tardar al término del plazo de seis meses, el agente tributario encargado del examen de la contabilidad remitirá una propuesta de regularización oficial. En ella se indicará el importe de las cantidades que se consideran adeudadas a la administración tributaria como consecuencia de los errores o anomalías en las declaraciones. Cuando todas son conformes, el procedimiento concluye con un aviso de ausencia de regularización (y no con una propuesta de regularización). En todos los casos, se remite una respuesta a la empresa para que conozca las conclusiones de esta actuación.

Las garantías ofrecidas a la empresa

El aviso de examen de la contabilidad indica, en el momento de su recepción, que la carta del contribuyente inspeccionado puede consultarse en línea (y se entrega previa simple solicitud). Dado que recoge los derechos y obligaciones de la empresa, esta podrá apoyarse en ella a lo largo de todo el procedimiento.

En cualquier momento, la sociedad objeto de este examen de la contabilidad podrá reaccionar de la siguiente manera:
• Recurrir al superior jerárquico para exponer sus dudas o sus reclamaciones
• Acudir a la comisión de impuestos directos y tasas en caso de desacuerdo con la propuesta de regularización presentada
• Hacer valer su derecho al procedimiento de regularización espontánea. Esta solicitud debe presentarse, en principio, dentro de los 30 días siguientes a la recepción de la propuesta de regularización. Cuando se acepta, permite beneficiarse de una reducción de los intereses de demora con respecto a la fecha de imposición.

Las sanciones previstas en caso de negativa

Es indispensable que la empresa sea diligente para responder dentro del plazo de 15 días concedido. La falta de remisión de los documentos contables puede conllevar una multa y la liquidación de oficio.

La administración tributaria también puede decidir llevar a cabo una verdadera comprobación de la contabilidad para examinar a fondo el conjunto de los asientos contables.

Controles fiscales más frecuentes

Muy sencillo de aplicar, el examen de la contabilidad forma parte de las armas que el Gobierno tiene la intención de utilizar con más frecuencia para perseguir a los defraudadores. Esta posibilidad de comprobar rápidamente los ficheros de asientos contables permite saber con gran rapidez si debe iniciarse una comprobación de la contabilidad.

Para las empresas, la llegada del examen de la contabilidad anuncia controles fiscales más sistemáticos en cuanto se detecte una anomalía en las declaraciones. Para evitar formar parte de las empresas afectadas, habrá que prestar atención, por tanto, al presentar la declaración anual. También habrá que conservar todos los justificantes útiles para poder presentarlos inmediatamente.

Nuestro despacho de abogado fiscalista puede asistirle.