L’examen de comptabilité est une forme de contrôle fiscal des entreprises menée à distance, depuis les bureaux de l’administration, à partir des fichiers comptables transmis par l’entreprise. Créé en 2017 (article L13 G du livre des procédures fiscales), il concerne les entreprises qui tiennent une comptabilité informatisée.
Cet article explique simplement en quoi il consiste, comment il se déroule, quelles garanties accompagnent l’entreprise et ce que prévoit la loi en cas de non-remise des fichiers. Selon les enjeux, l’assistance d’un avocat peut être utile dès la réception de l’avis d’examen ; voir aussi la page avocat en contrôle fiscal : comment se défendre.
En bref
- L’examen de comptabilité est un contrôle approfondi mené à distance, sans déplacement de l’agent dans l’entreprise.
- Il commence par un avis d’examen ; l’entreprise remet ensuite, en principe dans les 15 jours, son fichier des écritures comptables (FEC).
- L’administration dispose en principe de six mois à compter de la remise du FEC pour adresser une proposition de rectification ou informer l’entreprise de l’absence de rectification.
- L’entreprise bénéficie de garanties : charte du contribuable vérifié, assistance d’un conseil, procédure contradictoire, recours hiérarchiques et commissions.
- La non-remise du FEC dans le délai est en principe sanctionnée par une amende de 5 000 € ou une majoration de 10 %, et l’administration peut alors engager une vérification sur place.
Sommaire
Qu’est-ce que l’examen de comptabilité ?
L’examen de comptabilité permet à l’administration de contrôler la comptabilité d’une entreprise sans se rendre dans ses locaux : l’agent travaille à partir du fichier des écritures comptables (FEC), qui rassemble l’ensemble des écritures de l’exercice sous une forme normalisée. Il se distingue ainsi de la vérification de comptabilité, menée en principe sur place, et du contrôle sur pièces, qui porte sur les déclarations à partir des informations dont dispose l’administration.
Il s’agit d’un contrôle approfondi : il peut aboutir aux mêmes rectifications qu’une vérification de comptabilité, sur les impôts et la période indiqués dans l’avis. Les différentes formes de contrôle sont présentées dans l’article quelles sont les formes de contrôle ?.
Quelles entreprises peuvent être concernées ?
Toutes les entreprises tenant une comptabilité informatisée peuvent en principe faire l’objet d’un examen de comptabilité : entreprises individuelles, petites et moyennes entreprises ou groupes. L’administration peut notamment y recourir lorsque certains éléments des déclarations appellent une analyse plus approfondie, par exemple à la suite d’un contrôle sur pièces.
Le déroulement de la procédure
L’avis d’examen de comptabilité
La procédure commence par l’envoi d’un avis d’examen de comptabilité, en principe par lettre recommandée avec accusé de réception. Il précise les impôts et la période contrôlés, indique les modalités de transmission des fichiers et rappelle la faculté de se faire assister d’un conseil de son choix ; il précise aussi que la charte des droits et obligations du contribuable vérifié est consultable en ligne et peut être remise sur simple demande.
La remise du fichier des écritures comptables
L’entreprise transmet en principe son FEC dans les 15 jours suivant la réception de l’avis, sous une forme dématérialisée conforme aux normes prévues par la loi. Ce délai est court : sa préparation en amont peut éviter des difficultés.
L’analyse à distance
L’agent analyse les écritures et les rapproche des déclarations. Il peut adresser des demandes d’explications ou de justificatifs ; l’entreprise peut faire valoir ses observations tout au long de la procédure, qui est contradictoire.
La conclusion
L’administration dispose en principe de six mois à compter de la remise du FEC pour adresser une proposition de rectification ou informer l’entreprise de l’absence de rectification. La proposition de rectification ouvre ensuite un délai de 30 jours, prorogeable sur demande, pour y répondre ; voir l’article j’ai reçu une proposition de rectification : que faire ?.
Les garanties de l’entreprise
Bien qu’il soit mené à distance, l’examen de comptabilité est encadré par des garanties comparables à celles d’une vérification de comptabilité. L’entreprise peut notamment :
- s’appuyer sur la charte des droits et obligations du contribuable vérifié, opposable à l’administration ;
- se faire assister d’un conseil de son choix, par exemple un avocat, pendant toute la procédure ;
- présenter ses observations et obtenir une réponse motivée de l’administration ;
- s’adresser au supérieur hiérarchique de l’agent, puis à l’interlocuteur désigné, en cas de désaccord ;
- selon les questions en litige, demander la saisine de la commission départementale des impôts directs et des taxes sur le chiffre d’affaires ;
- demander, sous conditions, à régulariser certaines erreurs en cours de contrôle (article L62 du LPF), l’intérêt de retard étant alors réduit de 30 %.
Les difficultés pratiques
La procédure soulève en pratique plusieurs difficultés :
- le dialogue avec l’agent se déroule à distance, ce qui peut rendre plus délicate l’explication de certaines opérations ;
- la qualité du FEC est déterminante : contrairement à une vérification sur place, l’agent ne consulte pas la comptabilité dans les locaux de l’entreprise en cas de fichier incomplet ou difficile à exploiter ;
- le délai de 15 jours pour remettre le fichier laisse peu de temps pour le préparer.
L’administration met à la disposition des entreprises un outil gratuit, Test Compta Demat, qui permet de vérifier le format du fichier. La capacité de lire et de comprendre le FEC facilite en outre le dialogue avec l’agent.
Les sanctions en cas de non-remise du FEC
L’absence de remise du FEC dans le délai, ou la remise d’un fichier non conforme, est en principe sanctionnée par une amende de 5 000 € ou, si son montant est plus élevé et en cas de rectification, par une majoration de 10 % des droits rappelés (article 1729 D du CGI). L’administration peut alors engager une vérification de comptabilité sur place. Une réaction rapide, idéalement avec l’aide d’un avocat, peut donc être utile dès la réception de l’avis.
Examen de comptabilité et vérification de comptabilité
| Examen de comptabilité | Vérification de comptabilité | |
|---|---|---|
| Lieu | À distance, dans les bureaux de l’administration | En principe dans les locaux de l’entreprise |
| Support | Fichier des écritures comptables (FEC) | Comptabilité et pièces consultées sur place |
| Durée | Six mois au plus à compter de la remise du FEC pour conclure | Trois mois au plus sur place pour les petites entreprises |
| Garanties | Avis préalable, charte, assistance d’un conseil, contradictoire | Avis préalable, charte, assistance d’un conseil, débat oral et contradictoire |
FAQ
L’examen de comptabilité est-il un contrôle moins sérieux qu’une vérification ?
Non : il s’agit d’un contrôle approfondi, qui peut aboutir aux mêmes rectifications. Il se distingue surtout par son déroulement à distance, à partir du fichier des écritures comptables.
Que se passe-t-il si le FEC n’est pas remis dans les 15 jours ?
Une amende de 5 000 € ou, si elle est plus élevée, une majoration de 10 % des droits rappelés est en principe encourue, et l’administration peut engager une vérification de comptabilité sur place.
Combien de temps dure un examen de comptabilité ?
L’administration dispose en principe de six mois à compter de la remise du FEC pour adresser une proposition de rectification ou informer l’entreprise de l’absence de rectification.
L’entreprise peut-elle contester les rectifications ?
Oui : elle peut présenter ses observations dans le délai de 30 jours suivant la proposition de rectification, puis, selon les cas, saisir le supérieur hiérarchique, l’interlocuteur ou une commission, et enfin présenter une réclamation. Le choix des arguments mérite d’être examiné avec un avocat.
