L’examen de comptabilité a la particularité d’être réalisé à distance.

L’administration effectue des vérifications à partir des fichiers informatiques des écritures comptables qui lui ont été communiqués par l’entreprise.

Les agents de l’administration peuvent, lorsque les contribuables tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés, examiner cette comptabilité sans se rendre sur place.

Comment se déroule cet examen ?

Avant le début du contrôle, l’entreprise reçoit un avis d’examen de comptabilité (formulaire 3923-EC-SD), adressé par courrier recommandé, qui l’informe de la période soumise à examen, de la possibilité de se faire assister par un conseil ainsi que la disponibilité en ligne de la charte du contribuable vérifié dont le contenu est opposable à l’administration.

Mais surtout, cet avis demande de transmettre, sous forme dématérialisée (via la plate-forme sécurisée « ESCALE » de l’administration, par clé USB, etc.), une copie des fichiers des écritures comptables (FEC) pour les années concernées, dans un délai de 15 jours à compter de sa réception.

À défaut de transmission dématérialisée de son FEC, la société s’expose à une amende de 5 000 € pour chaque exercice pour lequel aucun FEC n’a été transmis ou lorsque le FEC n’est pas conforme aux normes.

L’administration conserve la possibilité d’engager une vérification de comptabilité, plus approfondie, sur place.

Les entreprises concernées par ce contrôle sont les TPE et les PME (même si la DVNI peut, en théorie, engager une telle procédure).

Quels sont les contrôles effectués ?

L’administration effectue des tris, classements et calculs permettant de vérifier la concordance entre la copie du FEC et les déclarations du contribuable. Elle peut également effectuer des traitements informatiques sur les fichiers, autres que le FEC, transmis par le contribuable.

L’examen de comptabilité vise à cibler des problématiques simples (provisions, TVA, etc.), et ne saurait être engagé pour contrôler une politique de prix de transfert par exemple.

Le vérificateur peut demander tous renseignements et justifications nécessaires sur l’ensemble de la période contrôlée.

La durée de l’examen de comptabilité ne peut pas dépasser 6 mois.

Si des redressements sont envisagés, le vérificateur notifie une proposition de rectification. Notre cabinet d’avocat fiscaliste peut gérer cette procédure en votre nom et pour votre compte.

Le vérificateur doit détruire la copie du FEC transmise une fois le contrôle terminé.

Quelles sont les garanties du contribuable ?

Les garanties au cours de cet examen sont identiques à celles dont dispose le contribuable lors d’une vérification de comptabilité sur place.

Il bénéficie ainsi de la garantie d’un débat oral et contradictoire mais sous une forme adaptée : communications téléphoniques, courriels ou, le cas échéant, échanges dans le bureau du vérificateur.

Si la société est redressée, il est possible de demander, dans les 30 jours suivant la réception de la proposition de rectification, à bénéficier de la procédure de régularisation spontanée pour corriger les erreurs commises de bonne foi dans les déclarations fiscales.

Si la demande est acceptée, il convient de déposer une déclaration complémentaire, accompagnée du paiement des rappels d’impôts dus, assortis d’un intérêt de retard réduit à 0,14 % par mois (au lieu de 0,20 %).

Les difficultés de l’examen de comptabilité

La procédure d’examen de comptabilité soulève deux difficultés :

–  le vérificateur doit être capable de maintenir un débat oral et contradictoire alors même qu’il n’est pas présent dans les locaux de l’entreprise.

–  la qualité comptable du fichier des écritures comptables peut poser difficulté. En effet, contrairement à la vérification de comptabilité, l’examen de comptabilité ne permet pas de consulter sur place une comptabilité papier en cas de fichiers de mauvaise qualité.

–  mettre en place en amont une procédure permettant de remettre le FEC dans le délai légal de 15 jours afin de ne pas être pris au dépourvu lors de la réception de l’avis ;

–  être capable d’ouvrir, de lire et de comprendre le FEC afin de pouvoir établir un dialogue constructif avec le vérificateur ;

–  avoir un rôle actif durant le contrôle afin de comprendre les analyses du vérificateur.

Pour vérifier la conformité du FEC : https://www.fec-expert.fr/

Notre cabinet d’avocat fiscaliste peut vous assister.