Las empresas sometidas a un control fiscal son objeto de un procedimiento denominado comprobación de la contabilidad. En esta ocasión, el agente tributario designado se encargará de controlar las declaraciones presentadas en relación con los asientos contables reales. Por tanto, los libros registro y los documentos correspondientes se examinarán con lupa.

Su función consiste también en asegurarse, mediante elementos de prueba, tanto de la sinceridad como de la exactitud de la contabilidad puesta a su disposición. Para ello, podrá ejercer su derecho de comunicación ante las demás empresas u organismos con los que la empresa mantiene relaciones.

Durante este procedimiento se siguen unas etapas precisas, y la asistencia de un abogado fiscalista parece recomendable si lo que está en juego es importante.

La preparación de esta comprobación contable

Antes de enviar una notificación de control fiscal a la empresa afectada, el representante de la administración tributaria recopilará toda la información posible sobre ella.

Se recaban las distintas declaraciones presentadas ante Hacienda.

Asimismo, se pondrá en contacto con varios organismos para obtener los datos que obren en su poder. El derecho de comunicación permite constituir un expediente completo.

Gracias a esta preparación, el inspector podrá contrastar sus datos con los elementos que se pongan a su disposición durante el procedimiento. Cualquier diferencia deberá justificarse o dará lugar a una regularización fiscal.

El envío del aviso de comprobación de la contabilidad

Antes de desplazarse a la empresa, el agente tributario está obligado a remitir esta notificación de comprobación de la contabilidad.

Este documento indica el objeto de la comprobación y precisa los años afectados. Por tanto, los ejercicios correspondientes deberán estar preparados el día de la llegada del inspector.
Se concederá a la empresa un plazo razonable (la ley no fija ninguna duración; el Consejo de Estado ha considerado suficiente un plazo de dos días hábiles completos) para reunir los documentos solicitados y estar en condiciones de presentarlos en el momento de la comprobación de la contabilidad. También podrá aprovechar ese tiempo para hacerse acompañar por un asesor con conocimientos avanzados en materia de fiscalidad empresarial, en particular un abogado fiscalista.

Es el directivo quien elige al asesor encargado de asistirle. La designación de este asesor no es obligatoria; el directivo puede optar por defenderse solo. No obstante, se recomienda encarecidamente no defenderse solo.

El asesor eventualmente elegido puede ser cualquier persona, sea o no profesional. Por supuesto, se recomienda recurrir a un profesional experimentado y verdaderamente experto en fiscalidad. El perfil que parece más adecuado es, naturalmente, el del abogado fiscalista.

Realización de la comprobación de la contabilidad

Una vez in situ, el agente podrá proceder a esta comprobación de forma concreta. Podrá controlar tanto el fondo como la forma de los ejercicios y documentos contables. Los controles materiales también entran dentro de sus competencias. Los procedimientos contables aplicados serán objeto de un verdadero análisis, al igual que los documentos jurídicos de la empresa. Esta etapa suele concluir con una visita al conjunto de la empresa.

La reunión de síntesis

Al término de la comprobación, se organiza una reunión con el inspector y un representante designado por la empresa. Esta última puede hacerse acompañar por una persona encargada de asesorarla a lo largo de todo el procedimiento. Esta reunión de síntesis se celebra en la empresa, aunque también puede tener lugar en la oficina tributaria de la que depende.

Elaboración de un informe por el inspector

Sean cuales sean las observaciones formuladas durante la comprobación de la contabilidad, el agente designado para este procedimiento debe elaborar un informe detallado. Al tratarse de un documento que se someterá a sus superiores jerárquicos, conviene que en él figuren los errores y anomalías detectados, así como las correspondientes propuestas de regularización. Las propuestas iniciales de regularización fiscal pueden contrastarse con las que finalmente se adopten tras la comprobación efectiva de la contabilidad. Por tanto, este informe resulta útil, ya que permite saber qué curso concreto parece querer dar Hacienda a la comprobación.

Conclusión y envío de la notificación final

Tras la comprobación y el análisis de las observaciones durante la fase de control, la propuesta de regularización decidida por la administración tributaria se remitirá a la empresa afectada. Este documento puede dejar constancia de la ausencia de regularización cuando se hayan aportado pruebas que justifiquen la situación durante la comprobación de la contabilidad.

Esta notificación también puede consistir en una propuesta de regularización motivada por las observaciones realizadas por el inspector. En tal caso, este documento indica que la empresa puede hacerse asistir por un asesor para tomar la decisión adecuada. Podrá abrirse un diálogo con dicho asesor y podrá darse una eventual respuesta a la oficina tributaria.

La respuesta de la empresa

A partir de la recepción de la notificación, la empresa dispone de 30 días para remitir una respuesta. Puede aportar nuevos elementos o formular determinadas observaciones con el fin de reducir el importe de la regularización propuesta. Este plazo puede prorrogarse 30 días adicionales en determinadas condiciones.

Dicho de otro modo, esta respuesta consistirá en la aceptación, parcial o total, de las regularizaciones, o en su impugnación, parcial o total. Esta respuesta se denomina «observaciones del contribuyente ». El plazo para formular las observaciones es, en principio, de 30 días, pero puede prorrogarse (ampliarse) a 60 días a petición del contribuyente.

Segunda respuesta de la administración tributaria

Tras examinar la respuesta de la empresa sometida a la comprobación de la contabilidad (sus «observaciones»), se decidirá su rechazo o su aceptación. En función de la decisión, se remitirá una respuesta a las observaciones del contribuyente. O bien se mantienen, o bien se abandonan, parcial o totalmente.

Posibilidad de que la empresa acuda a la comisión departamental

Si la empresa sigue formulando objeciones y rechaza la propuesta de regularización, tiene la posibilidad de acudir a la comisión departamental o incluso nacional para que examine su expediente. Se trata del último recurso posible en la fase precontenciosa cuando se impugna el procedimiento de regularización fiscal . Esta comisión está compuesta por representantes de la administración tributaria, representantes de los contribuyentes y representantes de la justicia.

Decisión de puesta al cobro del impuesto regularizado

Aunque se impugne la regularización, la empresa debe pagar de todos modos las cantidades reclamadas, salvo en caso de reclamación acompañada de una solicitud de suspensión del pago (pero, en ese caso, la empresa deberá constituir garantías). A falta de pago, la administración tributaria podrá ordenar su cobro forzoso (por lo general, embargos administrativos a terceros depositarios sobre las cuentas bancarias, u otros tipos de embargos, como los inmobiliarios, embargos de créditos frente a clientes, inmovilización de la flota de vehículos…).

Recurso ante el Tribunal Administrativo

Como última posibilidad para la empresa, puede acudirse al tribunal administrativo para oponerse a las regularizaciones. Cuando la controversia entre la empresa y la oficina tributaria no encuentra ninguna salida, el tribunal podrá adoptar una decisión para zanjar el asunto. Sea cual sea la decisión del tribunal, ambas partes deberán acatarla escrupulosamente. Las partes siguen pudiendo interponer un recurso ante el Tribunal Administrativo de Apelación.

Si el tribunal decide no estimar el recurso de la empresa, esta estará obligada a abonar las cantidades que se le reclaman. Si el tribunal administrativo cuestiona las conclusiones de la administración tributaria, puede decidirse una reducción o la anulación de las propuestas de regularización (cuando se identifica un vicio de procedimiento).

Nuestro despacho de abogado fiscalista puede asistirle.