Entre las inspecciones tributarias que se llevan a cabo cada año, la comprobación documental (contrôle sur pièces) constituye a menudo la primera fase que conduce a la regularización. Permite verificar determinados elementos de las declaraciones mediante justificantes que deben demostrar su coherencia. En función de las observaciones, podrá plantearse una regularización tributaria. Por ello, es primordial responder a ella con el máximo cuidado.

El desarrollo de una comprobación documental

Es importante saber que este procedimiento no se realiza in situ. Al contrario, se organiza a distancia. No se dirige ningún aviso previo al contribuyente, a diferencia de la comprobación de la contabilidad (vérification de comptabilité) o del examen contradictorio de la situación fiscal personal (examen contradictoire de la situation fiscale personnelle, ESFP) (artículo L47 del Libro de Procedimientos Fiscales francés, Livre des procédures fiscales, LPF). El contribuyente solo tiene conocimiento de ella si la Administración le dirige una solicitud de información o de justificantes, o una propuesta de rectificación (proposition de rectification).

En cambio, durante toda su duración, el funcionario encargado de esta comprobación documental puede solicitar a la empresa afectada que remita todo tipo de documentos y justificantes. Se enviará una carta con todos los elementos necesarios para la instrucción del expediente. La empresa dispone de solo 30 días para remitirlos a la Administración tributaria.

La solicitud de información

El objetivo de este tipo de solicitud es dar una explicación sobre determinadas cifras u operaciones. Este tipo de solicitud no exige aportar pruebas concretas en esta fase. La Administración tributaria se basa entonces en la buena fe de la empresa comprobada.

Esta solicitud suele realizarse por escrito. Cuando se opta por la vía escrita, se indica claramente el plazo concedido para responder. No existe obligación de responder a esta solicitud de información ni se ha previsto sanción alguna. No obstante, la falta de respuesta puede dar lugar a una inspección tributaria más exhaustiva.

La solicitud de justificaciones o de aclaraciones

En este caso concreto, en cambio, es necesario aportar pruebas. Este tipo de solicitud (artículo L16 del LPF) se refiere al impuesto sobre la renta y se dirige, por tanto, esencialmente a los particulares. Sin embargo, conviene saber que la falta de respuesta puede dar lugar a una liquidación de oficio (taxation d’office). Unas respuestas insuficientes también pueden dar lugar a esta sanción.

Esta solicitud puede referirse a la situación y las cargas familiares, los gastos deducidos, los activos y rentas en el extranjero, los elementos que justifican los rendimientos patrimoniales, las plusvalías inmobiliarias y el importe de la renta global. Por tanto, no hay que subestimar la comprobación documental, ya que examinará un gran número de datos presentes en las declaraciones efectuadas.

El contribuyente dispone de dos meses para remitir las justificaciones solicitadas por la Administración tributaria. Puede concederse una prórroga previa solicitud. Cuando la respuesta se considere incompleta o insuficiente, se enviará un requerimiento para completar los puntos señalados en el formulario 2172 bis. Cuando pueda acordarse una rectificación a la vista de los justificantes remitidos, se comunicará al contribuyente. Cuando las respuestas sean evasivas, podrá acordarse una liquidación de oficio.

Durante el plazo, el funcionario encargado de esta comprobación documental también puede solicitar a terceros determinados documentos o justificantes. Siempre que estos hayan estado en contacto con la empresa, esta búsqueda de elementos adicionales resultará útil para el expediente.

En este caso, la Administración puede ejercer su derecho de comunicación (droit de communication) ante los siguientes terceros:
• Administraciones: Urssaf, Seguridad Social (Sécurité sociale), CAF…
• Clientes y proveedores
• Bancos y entidades financieras

¿Qué elementos se comprueban?

La primera etapa de la comprobación documental consiste en verificar que la empresa ha presentado efectivamente todas sus declaraciones. Se trata tanto del impuesto sobre sociedades como del IVA. La empresa también debe haber llevado los documentos contables obligatorios. Se trata, en particular, de los balances, las cuentas de resultados y los anexos pertinentes.

La verificación de las declaraciones de las empresas

Algunos elementos básicos se verifican en primer lugar:
• La forma jurídica de la sociedad
• Las actividades ejercidas en la empresa
• La implantación de la empresa

A continuación, la Administración tributaria estudiará el conjunto de los documentos remitidos:
• ¿Corresponde el IVA a la cifra de negocios declarada?
• Las cargas sociales y los salarios corresponden al número y a la cualificación de los empleados
• La coherencia de la rotación de existencias
• ¿Se ha efectuado correctamente la compensación de las pérdidas?

Todos estos elementos darán lugar a observaciones. Estas pueden ajustarse a lo que espera la Administración tributaria. Cuando se detecten errores u omisiones, estas incoherencias se anotarán para, en su caso, iniciar un procedimiento de inspección tributaria a partir de dichos elementos.

La verificación de las declaraciones de los particulares

La comprobación documental se centra ante todo en la coherencia de las declaraciones. Por ello, es habitual que la Administración tributaria examine:
• La situación familiar: la adscripción de los hijos al hogar fiscal, la deducción de la pensión alimenticia para los hijos, la declaración de la condición de progenitor solo
• Los gastos declarados: año de que se trate, derecho a una reducción, un abatimiento o un crédito fiscal
• Los salarios y las pensiones de jubilación: concordancia con la información recabada de terceros como el empleador, la caja de pensiones o el seguro de desempleo
• Los rendimientos inmobiliarios (revenus fonciers), con el estudio del patrimonio, las rentas generadas por dicho patrimonio y los gastos declarados

El expediente fiscal también será objeto de una verificación para asegurarse de que todo está en orden. Es importante que los siguientes elementos sean coherentes:
• Los movimientos relativos al patrimonio
• Los nuevos acontecimientos relativos a la situación profesional
• Una variación significativa de las rentas
• Una modificación de la cartera de acciones

Por último, la comprobación documental de un particular examinará también el balance de coherencia (balance de cohérence). Se trata de la diferencia entre las rentas declaradas y los gastos corrientes, es decir, el nivel de vida del contribuyente.

Las consecuencias de la comprobación documental

Una vez efectuada la comprobación documental, pueden darse tres supuestos:

• La Administración tributaria ha recibido los documentos y justificantes solicitados y, por tanto, el expediente se archiva.
• Los justificantes han puesto de manifiesto irregularidades, por lo que podrá acordarse una regularización.
• La Administración no ha logrado recibir toda la información solicitada. Considera que la empresa o el particular actúa de mala fe y no da muestras de transparencia. En tal caso, podrá acordarse una inspección tributaria más exhaustiva, en particular mediante una comprobación de la contabilidad o un ESFP.

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