De todas as inspeções tributárias realizadas todos os anos, o controlo documental (contrôle sur pièces) é a mais frequente. Realizado a partir dos serviços da administração, consiste em verificar a coerência das declarações com base nas informações de que dispõe e nos comprovativos que pode pedir. É muitas vezes a primeira etapa de uma eventual correção fiscal.
Este artigo apresenta o seu desenrolar, os elementos controlados nas empresas e nos particulares, e as suas possíveis consequências. Uma resposta cuidada aos pedidos da administração, preparada consoante os casos com um advogado, permite muitas vezes encerrar o processo.
Em resumo
- O controlo documental é realizado à distância, sem aviso prévio: o contribuinte só tem conhecimento dele se receber um pedido ou uma proposta de retificação.
- Em princípio, um pedido de informação não é vinculativo; um pedido de esclarecimentos ou de justificações é-o, com um prazo de resposta de pelo menos dois meses.
- A administração pode também questionar terceiros (bancos, entidades empregadoras, organismos sociais) no âmbito do seu direito de comunicação.
- As contas e os rendimentos detidos no estrangeiro, comunicados através da troca automática de informações, são muitas vezes examinados neste âmbito.
- O controlo pode ser encerrado sem seguimento, dar lugar a uma proposta de retificação ou conduzir a uma inspeção mais aprofundada.
Índice
O desenrolar de um controlo documental
O controlo documental não decorre nas instalações do contribuinte: é realizado à distância, a partir dos serviços da administração. Ao contrário da verificação da contabilidade ou do exame da situação fiscal pessoal, não dá lugar ao envio de um aviso prévio (artigo L47 do Código de procedimento fiscal, LPF). O contribuinte só tem conhecimento dele se a administração lhe dirigir um pedido de informação, de esclarecimentos ou de justificações, ou uma proposta de retificação.
Trata-se, no entanto, de um verdadeiro controlo, que pode incidir sobre um grande número de elementos das declarações e dar lugar a imposto adicional.
O pedido de informação
Visa obter explicações sobre certos números ou certas operações, sem exigir provas nesta fase. É em geral feito por escrito e indica um prazo de resposta, muitas vezes de cerca de trinta dias.
Não é, em princípio, vinculativo: não está prevista nenhuma sanção na falta de resposta. O silêncio pode, no entanto, levar a administração a instaurar um procedimento mais vinculativo.
O pedido de esclarecimentos ou de justificações
Previsto no artigo L16 do LPF, diz respeito ao imposto sobre o rendimento e visa, por isso, principalmente os particulares. Pode incidir nomeadamente sobre a situação e os encargos familiares, os encargos deduzidos, os bens e rendimentos detidos no estrangeiro, ou a origem de quantias quando a administração dispõe de elementos que levam a pensar que os rendimentos declarados estão incompletos.
O contribuinte dispõe, em princípio, de pelo menos dois meses para responder. Uma resposta considerada insuficiente dá lugar a uma notificação para a completar no prazo de trinta dias; a falta de resposta, ou uma resposta equivalente à falta de resposta, pode conduzir a uma tributação oficiosa. O pormenor consta do artigo sobre os pedidos de esclarecimentos ou de justificações.
Os pedidos dirigidos a terceiros
Durante o controlo, a administração pode também exercer o seu direito de comunicação para obter documentos junto de terceiros, nomeadamente:
- administrações e organismos sociais (Urssaf, caixas de segurança social, CAF…);
- clientes e fornecedores de uma empresa;
- bancos e instituições financeiras, incluindo, através da assistência administrativa internacional, administrações estrangeiras.
Os elementos controlados
Nas empresas
A administração verifica primeiro se a empresa apresentou todas as suas declarações (imposto sobre as sociedades, IVA…) e manteve os documentos contabilísticos obrigatórios (balanços, demonstrações de resultados, anexos). Examina depois a coerência dos elementos declarados, por exemplo:
- a concordância entre o IVA declarado e o volume de negócios;
- a coerência entre os salários e encargos sociais e o número de trabalhadores da empresa;
- a coerência da rotação das existências;
- a correta imputação dos prejuízos.
Nos particulares
O controlo documental visa sobretudo a coerência das declarações. Incide muitas vezes sobre:
- a situação familiar: filhos a cargo, pensões de alimentos, estatuto de pai ou mãe sozinho;
- os encargos declarados e as reduções ou créditos de imposto;
- os salários, pensões e prestações, comparados com as informações transmitidas pelas entidades empregadoras, caixas de reforma e outros terceiros;
- os rendimentos prediais e os encargos deduzidos;
- os rendimentos e contas detidos no estrangeiro, comunicados nomeadamente através da troca automática de informações.
A administração pode também comparar os rendimentos declarados com a evolução do património e do nível de vida: uma variação importante dos rendimentos, movimentos patrimoniais ou uma desproporção acentuada face às despesas podem dar lugar a perguntas, ou mesmo a uma inspeção mais aprofundada.
O caso frequente das contas e rendimentos estrangeiros
As informações recebidas do estrangeiro (troca automática de informações bancárias) são muitas vezes tratadas no âmbito de um controlo documental: a administração compara as contas comunicadas com as declarações do contribuinte e pode enviar-lhe uma carta convidando-o a regularizar a situação. O que importa considerar nesse caso é apresentado no artigo sobre o esquecimento da declaração de uma conta no estrangeiro.
As consequências do controlo documental
No final do controlo, podem surgir três situações:
- as explicações e os comprovativos fornecidos são considerados satisfatórios: o processo é arquivado;
- são detetados erros ou omissões: é enviada ao contribuinte uma proposta de retificação, dispondo este, em princípio, de trinta dias (prorrogáveis por trinta dias a pedido) para responder;
- as informações obtidas são insuficientes ou levam a pensar que a situação é mais complexa: a administração pode instaurar uma inspeção mais aprofundada, como uma verificação da contabilidade ou um exame da situação fiscal pessoal.
Mesmo num controlo documental, a proposta de retificação deve, em princípio, ser fundamentada e mencionar a faculdade de se fazer assistir por um consultor. A resposta a esta proposta é detalhada no artigo sobre a proposta de retificação. O escritório pode assisti-lo em cada uma destas etapas.
FAQ
Como saber se se é objeto de um controlo documental?
O controlo documental não dá lugar a um aviso prévio. O contribuinte só tem conhecimento dele quando recebe um pedido de informação, de esclarecimentos ou de justificações, ou uma proposta de retificação.
É obrigatório responder aos pedidos da administração?
Depende do pedido. Um pedido de informação não é vinculativo; um pedido de esclarecimentos ou de justificações é-o, e a falta de resposta no prazo de pelo menos dois meses pode conduzir a uma tributação oficiosa. Em ambos os casos, uma resposta precisa permite muitas vezes encerrar o processo.
Qual a diferença em relação a uma inspeção aprofundada?
O controlo documental é realizado à distância, com base nas declarações e nas informações detidas ou pedidas pela administração. A verificação da contabilidade e o exame da situação fiscal pessoal são, em princípio, anunciados por um aviso prévio, duram mais tempo e são acompanhados de garantias específicas.
