Entre os controlos fiscais realizados todos os anos, o controlo documental (contrôle sur pièces) constitui frequentemente a primeira fase que conduz à correção. Permite verificar determinados elementos das declarações através de documentos comprovativos que devem demonstrar a sua coerência. Em função das observações, poderá ser considerada uma correção fiscal. É, portanto, fundamental responder-lhe com o maior cuidado.

O desenrolar de um controlo documental

É importante saber que este procedimento não é realizado no local. Pelo contrário, é organizado à distância. Não é enviado qualquer aviso prévio ao contribuinte, ao contrário do que sucede na verificação da contabilidade ou no exame contraditório da situação fiscal pessoal (ESFP) (artigo L47 do Livro dos Procedimentos Fiscais (LPF)). O contribuinte só é informado se a Administração lhe dirigir um pedido de informações ou de justificações, ou uma proposta de retificação.

Em contrapartida, durante todo o procedimento, o agente responsável por este controlo documental pode solicitar à empresa em causa que remeta todo o tipo de documentos e comprovativos. Será enviada uma carta com todos os elementos necessários à instrução do processo. A empresa dispõe de apenas 30 dias para os remeter à Administração Fiscal.

O pedido de informações

O objetivo deste tipo de pedido é obter uma explicação sobre determinados números ou determinadas operações. Este tipo de pedido não exige, nesta fase, a apresentação de provas concretas. A Administração Fiscal baseia-se então na boa-fé da empresa controlada.

Este pedido é geralmente feito por escrito. Quando é preferida a via escrita, o prazo concedido para responder é claramente indicado. Não existe qualquer obrigação de resposta a este pedido de informações nem está prevista qualquer sanção. Contudo, a ausência de resposta pode conduzir a um controlo fiscal mais aprofundado.

O pedido de justificações ou de esclarecimentos

Neste caso concreto, é necessário, pelo contrário, apresentar provas. Este tipo de pedido (artigo L16 do LPF) diz respeito ao imposto sobre o rendimento e visa, por isso, essencialmente os particulares. Importa, no entanto, saber que a ausência de resposta pode conduzir a uma tributação oficiosa. Respostas insuficientes podem igualmente conduzir a esta sanção.

Este pedido pode incidir sobre a situação e os encargos familiares, os encargos deduzidos, os ativos e rendimentos no estrangeiro, os elementos que justificam os rendimentos patrimoniais, as mais-valias imobiliárias e o montante do rendimento global. Não se deve, portanto, subestimar o controlo documental, pois este irá analisar um grande número de informações constantes das declarações apresentadas.

O contribuinte dispõe de dois meses para remeter as justificações solicitadas pela Administração Fiscal. Pode ser concedida uma prorrogação mediante pedido. Quando a resposta é considerada incompleta ou insuficiente, será enviada uma notificação para completar os pontos assinalados no formulário 2172 bis. Quando possa ser decidida uma retificação tendo em conta os comprovativos remetidos, esta será comunicada ao contribuinte. Quando as respostas são evasivas, pode ser decidida uma tributação oficiosa.

Durante o prazo, o agente responsável por este controlo documental pode igualmente solicitar determinados documentos ou comprovativos a terceiros. Desde que estes tenham estado em contacto com a empresa, esta recolha de elementos adicionais será útil para o processo.

No caso, a Administração pode exercer o seu direito de comunicação junto dos seguintes terceiros:
• Administrações públicas: Urssaf, Segurança Social, CAF…
• Clientes e fornecedores
• Bancos e instituições financeiras

Quais são os elementos controlados?

A primeira etapa do controlo documental consiste em verificar se a empresa apresentou efetivamente todas as suas declarações. Trata-se tanto do imposto sobre as sociedades como do IVA. A empresa deve igualmente ter mantido os documentos contabilísticos obrigatórios, nomeadamente os balanços, as demonstrações de resultados e os anexos pertinentes.

A verificação das declarações das empresas

Determinados elementos de base são verificados em primeiro lugar:
• A forma jurídica da sociedade
• As atividades exercidas no seio da empresa
• A localização da empresa

Em seguida, a Administração Fiscal irá analisar o conjunto dos documentos remetidos:
• O IVA corresponde ao volume de negócios declarado?
• Os encargos sociais e os salários correspondem ao número e à qualificação dos trabalhadores
• A coerência da rotação das existências
• O reporte dos prejuízos foi corretamente efetuado?

Todos estes elementos darão origem a observações. Estas podem estar em conformidade com o esperado pela Administração Fiscal. Quando são detetados erros ou omissões, essas incoerências serão registadas para eventualmente dar início a um procedimento de inspeção tributária com base nesses elementos.

A verificação das declarações dos particulares

O controlo documental visa, antes de mais, a coerência das declarações. É, por isso, habitual que a Administração Fiscal analise:
• A situação familiar: a inclusão dos filhos no agregado, a dedução da pensão de alimentos para os filhos, a declaração do estatuto de família monoparental
• Os encargos declarados: ano em causa, elegibilidade para uma redução, um abatimento ou um crédito de imposto
• Os salários e as pensões de reforma: concordância com as informações recolhidas junto de terceiros, como a entidade patronal, a caixa de reformas ou o seguro de desemprego
• Os rendimentos prediais, com o estudo do património, os rendimentos gerados por esse património e os encargos declarados

O processo fiscal será igualmente objeto de verificação, a fim de garantir que tudo está em ordem. É importante que os seguintes elementos sejam coerentes:
• Os movimentos relativos ao património
• Acontecimentos novos relativos à situação profissional
• Uma variação significativa dos rendimentos
• Uma alteração da carteira de ações

Por último, o controlo documental de um particular incidirá igualmente sobre o balanço de coerência, ou seja, a diferença entre os rendimentos declarados e as despesas correntes, isto é, o nível de vida adotado pelo contribuinte.

As consequências do controlo documental

Uma vez efetuado o controlo documental, podem verificar-se três situações:

• A Administração Fiscal recebeu os documentos e comprovativos pretendidos e o processo é, por isso, arquivado.
• Os comprovativos evidenciaram irregularidades, pelo que poderá ser decidida uma correção.
• A Administração não conseguiu obter todas as informações solicitadas. Considera que a empresa ou o particular está de má-fé e não demonstra transparência. Neste caso, poderá ser decidido um controlo fiscal mais aprofundado, nomeadamente com uma verificação da contabilidade ou um ESFP.

O nosso escritório de advogado fiscalista pode prestar-lhe assistência.