Representando uma forma de controlo à distância, o exame da contabilidade (examen de comptabilité) é utilizado pela administração fiscal apenas há alguns anos. Assenta na possibilidade de recorrer a documentos e comprovativos desmaterializados para esclarecer uma situação específica. Desde que a contabilidade de uma empresa esteja informatizada, o que, em princípio, se tornou obrigatório, pode ser sujeita a este tipo de controlo.

Em que consiste o exame da contabilidade?

Este método é uma alternativa ao controlo documental (contrôle sur pièces) realizado por correio. Baseando-se em elementos desmaterializados, a administração procura modernizar as suas práticas. Este procedimento é efetuado à distância e não exige, portanto, a intervenção de um agente nas instalações de uma empresa. Prático e fácil de implementar, deverá desenvolver-se no futuro.

Para uma empresa, o exame da contabilidade é menos aprofundado do que uma verificação da contabilidade. Mais rápido, poupa tempo, uma vez que nada se passa nas instalações da empresa. Tanto para o agente dos impostos como para a empresa, este procedimento é largamente simplificado e, em princípio, gera menos pressão.

Embora o seu modo de funcionamento difira dos outros procedimentos da administração fiscal, os direitos do contribuinte são preservados. O debate contraditório, a possibilidade de se fazer assistir por um advogado fiscalista, o direito de apresentar as suas observações e de obter uma resposta da administração fiscal farão parte das diferentes etapas deste procedimento.

Quais são as empresas visadas?

O exame da contabilidade pode respeitar a todas as formas de empresa, tanto às empresas individuais e às microempresas (TPE) como às empresas de grande dimensão. O exame da contabilidade permite saber mais sobre um elemento contabilístico específico e receber os comprovativos correspondentes num prazo muito curto. Todas as empresas são, portanto, suscetíveis de ser visadas por um tal procedimento por parte dos serviços fiscais.

Logo que as operações contabilísticas não correspondam às declarações, este tipo de diligência pode ser desencadeado. O exame da contabilidade permite verificar determinados elementos ou saber mais sobre a sinceridade e a exatidão das declarações. Recolher um determinado número de comprovativos é uma boa ocasião para esclarecer anomalias detetadas na sequência de um controlo documental.

O procedimento de exame da contabilidade

Neste tipo de procedimento, a empresa visada é notificada do procedimento fiscal por carta registada com aviso de receção.

Esta notificação indica que as diligências devem ser realizadas de forma desmaterializada. As referências do sítio e do espaço em que devem ser depositados os comprovativos são claramente indicadas. Este documento recorda igualmente a possibilidade de se fazer acompanhar por um consultor ao longo de todo o procedimento.

A empresa é obrigada a transmitir o ficheiro dos lançamentos contabilísticos (fichier des écritures comptables – FEC) num prazo máximo, em princípio, de 15 dias. O exame da contabilidade reduz igualmente os prazos de resposta. Desde que a contabilidade esteja informatizada, esta resposta poderá ser dada sem demora. Será, em contrapartida, necessário estar atento ao facto de este prazo passar depressa. O mínimo atraso será considerado como falta de resposta.

Após a receção destes documentos, a administração fiscal dispõe de um prazo, em princípio, de seis meses para analisar a contabilidade e dar uma resposta concreta. O objetivo é verificar se existe uma perfeita concordância entre os lançamentos contabilísticos e as declarações efetuadas. Os erros serão igualmente identificados. Serão depois enumerados no procedimento de retificação.

O mais tardar no termo do prazo de seis meses, o agente dos impostos encarregado do exame da contabilidade transmitirá uma proposta de retificação (proposition de rectification) oficial. Esta indicará o montante das quantias consideradas devidas à administração fiscal em virtude dos erros ou anomalias nas declarações. Quando estas estiverem todas conformes, o procedimento termina com um aviso de ausência de retificação (e não com uma proposta de retificação). Em todos os casos, é transmitida uma resposta à empresa para que esta tome conhecimento das conclusões desta diligência.

As garantias oferecidas à empresa

O aviso de exame da contabilidade, no momento da sua receção, indica que a carta do contribuinte verificado (charte du contribuable vérifié) pode ser consultada em linha (sendo entregue mediante simples pedido). Retomando os direitos e obrigações da empresa, esta poderá apoiar-se nela ao longo de todo o procedimento.

A qualquer momento, a sociedade que é objeto deste exame da contabilidade poderá reagir da seguinte forma:
• Recorrer ao superior hierárquico para dar conta das suas dúvidas ou das suas reclamações
• Submeter a questão à comissão dos impostos diretos e taxas (commission des impôts directs et des taxes sur le chiffre d’affaires) em caso de desacordo com a proposta de retificação apresentada
• Fazer valer o seu direito ao procedimento de regularização espontânea. Este pedido deve ser apresentado, em princípio, nos 30 dias seguintes à receção da proposta de retificação. Quando este pedido é aceite, permite beneficiar de uma redução dos juros de mora relativamente à data de tributação.

As sanções previstas em caso de recusa

É indispensável que a empresa seja reativa para responder dentro do prazo de 15 dias fixado. A falta de transmissão dos documentos contabilísticos pode implicar uma coima e a tributação oficiosa (taxation d’office).

A administração fiscal pode igualmente decidir realizar uma verdadeira verificação da contabilidade para analisar de forma aprofundada o conjunto dos lançamentos contabilísticos.

Controlos fiscais mais frequentes

Muito simples de implementar, o exame da contabilidade faz parte das armas que o Governo tenciona utilizar com maior frequência para combater os infratores. Esta possibilidade de verificar rapidamente os ficheiros dos lançamentos contabilísticos permite saber muito rapidamente se deve ser desencadeada uma verificação da contabilidade.

Para as empresas, a chegada do exame da contabilidade anuncia controlos fiscais mais sistemáticos logo que seja detetada uma anomalia nas declarações. Para evitar fazer parte das empresas visadas, será, pois, necessário estar atento aquando da declaração anual. Será igualmente necessário conservar todos os comprovativos úteis para os apresentar de imediato.

O nosso escritório de advogado fiscalista pode prestar-lhe assistência.