O exame da contabilidade é uma forma de inspeção fiscal das empresas realizada à distância, a partir dos serviços da administração, com base nos ficheiros contabilísticos transmitidos pela empresa. Criado em 2017 (artigo L13 G do Livro dos Procedimentos Fiscais), abrange as empresas que mantêm uma contabilidade informatizada.
Este artigo explica de forma simples em que consiste, como decorre, que garantias acompanham a empresa e o que a lei prevê em caso de não entrega dos ficheiros. Consoante o que estiver em jogo, a assistência de um advogado pode ser útil desde a receção do aviso de exame; ver também a página inspeção fiscal em França: como se defender com um advogado.
Em resumo
- O exame da contabilidade é uma inspeção aprofundada realizada à distância, sem deslocação do agente à empresa.
- Começa com um aviso de exame; a empresa entrega depois, em princípio no prazo de 15 dias, o seu ficheiro dos lançamentos contabilísticos (FEC).
- A administração dispõe, em princípio, de seis meses a contar da entrega do FEC para enviar uma proposta de retificação ou informar a empresa de que não haverá retificação.
- A empresa beneficia de garantias: carta do contribuinte verificado, assistência de um consultor, procedimento contraditório, recursos hierárquicos e comissões.
- A não entrega do FEC no prazo é, em princípio, sancionada com uma multa de 5 000 € ou um agravamento de 10 %, podendo a administração iniciar então uma verificação no local.
Índice
O que é o exame da contabilidade?
O exame da contabilidade permite à administração controlar a contabilidade de uma empresa sem se deslocar às suas instalações: o agente trabalha a partir do ficheiro dos lançamentos contabilísticos (FEC), que reúne todos os lançamentos do exercício num formato normalizado. Distingue-se assim da verificação da contabilidade, realizada, em princípio, no local, e do controlo documental, que incide sobre as declarações a partir das informações de que a administração dispõe.
Trata-se de uma inspeção aprofundada: pode conduzir às mesmas retificações que uma verificação da contabilidade, relativamente aos impostos e ao período indicados no aviso. As diferentes formas de inspeção são apresentadas no artigo quais são as formas de inspeção?.
Que empresas podem ser abrangidas?
Todas as empresas que mantêm uma contabilidade informatizada podem, em princípio, ser objeto de um exame da contabilidade: empresários em nome individual, pequenas e médias empresas ou grupos. A administração pode recorrer a ele, nomeadamente, quando certos elementos das declarações exigem uma análise mais aprofundada, por exemplo na sequência de um controlo documental.
O desenrolar do procedimento
O aviso de exame da contabilidade
O procedimento começa com o envio de um aviso de exame da contabilidade, em princípio por carta registada com aviso de receção. Indica os impostos e o período controlados, explica como transmitir os ficheiros e recorda a faculdade de se fazer assistir por um consultor à sua escolha; indica também que a carta dos direitos e obrigações do contribuinte verificado pode ser consultada online e entregue mediante pedido.
A entrega do ficheiro dos lançamentos contabilísticos
A empresa transmite, em princípio, o seu FEC nos 15 dias seguintes à receção do aviso, em formato eletrónico conforme às normas previstas na lei. Este prazo é curto: prepará-lo com antecedência pode evitar dificuldades.
A análise à distância
O agente analisa os lançamentos e compara-os com as declarações. Pode enviar pedidos de explicações ou de comprovativos; a empresa pode apresentar as suas observações ao longo de todo o procedimento, que é contraditório.
A conclusão
A administração dispõe, em princípio, de seis meses a contar da entrega do FEC para enviar uma proposta de retificação ou informar a empresa de que não haverá retificação. A proposta de retificação abre depois, em princípio, um prazo de 30 dias, prorrogável a pedido, para responder; ver o artigo recebi uma proposta de retificação: o que fazer?.
As garantias da empresa
Embora seja realizado à distância, o exame da contabilidade é rodeado de garantias comparáveis às de uma verificação da contabilidade. A empresa pode, nomeadamente:
- apoiar-se na carta dos direitos e obrigações do contribuinte verificado, oponível à administração;
- fazer-se assistir por um consultor à sua escolha, por exemplo um advogado, durante todo o procedimento;
- apresentar as suas observações e obter uma resposta fundamentada da administração;
- dirigir-se ao superior hierárquico do agente e, depois, ao interlocutor designado, em caso de desacordo;
- consoante as questões em litígio, pedir a intervenção da comissão departamental dos impostos diretos e dos impostos sobre o volume de negócios;
- pedir, sob certas condições, para regularizar certos erros no decurso da inspeção (artigo L62 do LPF), sendo os juros de mora então reduzidos em 30 %.
As dificuldades práticas
Na prática, o procedimento levanta várias dificuldades:
- o diálogo com o agente decorre à distância, o que pode tornar mais delicada a explicação de certas operações;
- a qualidade do FEC é determinante: ao contrário de uma verificação no local, o agente não consulta a contabilidade nas instalações da empresa se o ficheiro estiver incompleto ou for difícil de explorar;
- o prazo de 15 dias para entregar o ficheiro deixa pouco tempo para o preparar.
A administração disponibiliza às empresas uma ferramenta gratuita, Test Compta Demat, que permite verificar o formato do ficheiro. Saber ler e compreender o FEC facilita, além disso, o diálogo com o agente.
As sanções em caso de não entrega do FEC
A falta de entrega do FEC no prazo, ou a entrega de um ficheiro não conforme, é, em princípio, sancionada com uma multa de 5 000 € ou, se o seu montante for superior e houver retificação, com um agravamento de 10 % dos impostos corrigidos (artigo 1729 D do CGI). A administração pode então iniciar uma verificação da contabilidade no local. Reagir rapidamente, idealmente com a ajuda de um advogado, pode ser útil desde a receção do aviso.
Exame da contabilidade e verificação da contabilidade
| Exame da contabilidade | Verificação da contabilidade | |
|---|---|---|
| Local | À distância, nos serviços da administração | Em princípio nas instalações da empresa |
| Suporte | Ficheiro dos lançamentos contabilísticos (FEC) | Contabilidade e documentos consultados no local |
| Duração | Em princípio, no máximo seis meses a contar da entrega do FEC para concluir | Em princípio, no máximo três meses no local para as pequenas empresas |
| Garantias | Aviso prévio, carta, assistência de um consultor, procedimento contraditório | Aviso prévio, carta, assistência de um consultor, debate oral e contraditório |
FAQ
O exame da contabilidade é uma inspeção menos séria do que uma verificação?
Não: trata-se de uma inspeção aprofundada, que pode conduzir às mesmas retificações. Distingue-se sobretudo por ser realizado à distância, a partir do ficheiro dos lançamentos contabilísticos.
O que acontece se o FEC não for entregue no prazo de 15 dias?
Incorre-se, em princípio, numa multa de 5 000 € ou, se for superior, num agravamento de 10 % dos impostos corrigidos, podendo a administração iniciar uma verificação da contabilidade no local.
Quanto tempo dura um exame da contabilidade?
A administração dispõe, em princípio, de seis meses a contar da entrega do FEC para enviar uma proposta de retificação ou informar a empresa de que não haverá retificação.
A empresa pode contestar as retificações?
Sim: pode apresentar as suas observações no prazo de 30 dias após a proposta de retificação e, depois, consoante os casos, dirigir-se ao superior hierárquico, ao interlocutor ou a uma comissão e, por fim, apresentar uma reclamação. A escolha dos argumentos merece ser analisada com um advogado.
