El examen de la contabilidad (examen de comptabilité) tiene la particularidad de realizarse a distancia.

La Administración efectúa comprobaciones a partir de los ficheros informáticos de los asientos contables que le ha comunicado la empresa.

Cuando los contribuyentes llevan su contabilidad mediante sistemas informatizados, los funcionarios de la Administración pueden examinar dicha contabilidad sin desplazarse in situ.

¿Cómo se desarrolla este examen?

Antes del inicio del control, la empresa recibe un aviso de examen de la contabilidad (formulario 3923-EC-SD), enviado por correo certificado, que le informa del período sometido a examen, de la posibilidad de estar asistida por un asesor y de la disponibilidad en línea de la carta del contribuyente comprobado (charte du contribuable vérifié), cuyo contenido es oponible a la Administración.

Pero, sobre todo, este aviso solicita que se remita, en formato electrónico (a través de la plataforma segura « ESCALE » de la Administración, mediante memoria USB, etc.), una copia de los ficheros de asientos contables (fichiers des écritures comptables, FEC) de los años afectados, en un plazo de 15 días a contar desde su recepción.

A falta de remisión electrónica de su FEC, la sociedad se expone a una multa de 5.000 € por cada ejercicio respecto del cual no se haya remitido ningún FEC o cuando el FEC no sea conforme a las normas.

La Administración conserva la posibilidad de iniciar una comprobación de la contabilidad (vérification de comptabilité), más exhaustiva, in situ.

Las empresas afectadas por este control son las microempresas y las pymes (TPE et PME) (aunque la Dirección de Verificaciones Nacionales e Internacionales (DVNI) puede, en teoría, iniciar dicho procedimiento).

¿Qué controles se efectúan?

La Administración efectúa ordenaciones, clasificaciones y cálculos que permiten comprobar la concordancia entre la copia del FEC y las declaraciones del contribuyente. También puede efectuar tratamientos informáticos sobre los ficheros distintos del FEC remitidos por el contribuyente.

El examen de la contabilidad tiene por objeto centrarse en cuestiones sencillas (provisiones, IVA, etc.) y no podría iniciarse, por ejemplo, para controlar una política de precios de transferencia.

El inspector puede solicitar toda la información y las justificaciones necesarias sobre la totalidad del período comprobado.

La duración del examen de la contabilidad no puede exceder de 6 meses.

Si se prevén regularizaciones, el inspector notifica una propuesta de rectificación (proposition de rectification). Nuestro despacho de abogados fiscalistas puede gestionar este procedimiento en su nombre y por su cuenta.

El inspector debe destruir la copia del FEC remitida una vez finalizado el control.

¿Cuáles son las garantías del contribuyente?

Las garantías durante este examen son idénticas a aquellas de las que dispone el contribuyente en una comprobación de la contabilidad in situ.

Así, goza de la garantía de un debate oral y contradictorio, aunque en una forma adaptada: comunicaciones telefónicas, correos electrónicos o, en su caso, reuniones en el despacho del inspector.

Si la sociedad es objeto de regularización, es posible solicitar, en los 30 días siguientes a la recepción de la propuesta de rectificación, acogerse al procedimiento de regularización durante el control (régularisation en cours de contrôle, artículo L62 del LPF) para corregir los errores cometidos de buena fe en las declaraciones tributarias.

Si se acepta la solicitud, procede presentar una declaración complementaria, acompañada del pago de las cuotas tributarias adeudadas, incrementadas con un interés de demora reducido al 0,14 % mensual (en lugar del 0,20 %).

Las dificultades del examen de la contabilidad

El procedimiento de examen de la contabilidad plantea dos dificultades:

–  el inspector debe ser capaz de mantener un debate oral y contradictorio aun cuando no está presente en los locales de la empresa.

–  la calidad contable del fichero de asientos contables puede plantear dificultades. En efecto, a diferencia de la comprobación de la contabilidad, el examen de la contabilidad no permite consultar in situ una contabilidad en papel en caso de ficheros de mala calidad.

–  establecer de antemano un procedimiento que permita entregar el FEC en el plazo legal de 15 días, para no verse sorprendido al recibir el aviso;

–  ser capaz de abrir, leer y comprender el FEC para poder entablar un diálogo constructivo con el inspector;

–  desempeñar un papel activo durante el control para comprender los análisis del inspector.

Para comprobar la conformidad del FEC: https://www.fec-expert.fr/

Nuestro despacho de abogados fiscalistas puede asistirle.