O exame da contabilidade tem a particularidade de ser realizado à distância.

A Administração Fiscal efetua verificações a partir dos ficheiros informáticos dos lançamentos contabilísticos que lhe foram comunicados pela empresa.

Os agentes da Administração Fiscal podem, quando os contribuintes mantêm a sua contabilidade através de sistemas informatizados, examinar essa contabilidade sem se deslocarem às instalações.

Como decorre este exame?

Antes do início do controlo, a empresa recebe um aviso de exame da contabilidade (formulário 3923-EC-SD), enviado por carta registada, que a informa do período sujeito a exame, da possibilidade de se fazer assistir por um consultor, bem como da disponibilidade online da carta do contribuinte inspecionado (charte du contribuable vérifié), cujo conteúdo é oponível à Administração Fiscal.

Mas, sobretudo, este aviso solicita o envio, em formato desmaterializado (através da plataforma segura « ESCALE » da Administração Fiscal, por pen USB, etc.), de uma cópia dos ficheiros dos lançamentos contabilísticos (FEC) relativos aos anos em causa, no prazo de 15 dias a contar da sua receção.

Na falta de envio desmaterializado do seu FEC, a sociedade fica sujeita a uma coima de 5 000 € por cada exercício relativamente ao qual nenhum FEC tenha sido enviado ou quando o FEC não esteja em conformidade com as normas.

A Administração Fiscal mantém a possibilidade de iniciar uma verificação da contabilidade, mais aprofundada, nas instalações da empresa.

As empresas abrangidas por este controlo são as microempresas e as PME (ainda que a DVNI possa, em teoria, iniciar um procedimento deste tipo).

Que controlos são efetuados?

A Administração Fiscal efetua triagens, classificações e cálculos que permitem verificar a concordância entre a cópia do FEC e as declarações do contribuinte. Pode igualmente efetuar tratamentos informáticos sobre os ficheiros, para além do FEC, enviados pelo contribuinte.

O exame da contabilidade visa incidir sobre questões simples (provisões, IVA, etc.) e não pode ser iniciado para controlar, por exemplo, uma política de preços de transferência.

O inspetor pode solicitar todas as informações e justificações necessárias relativamente à totalidade do período controlado.

A duração do exame da contabilidade não pode exceder 6 meses.

Caso se prevejam correções, o inspetor notifica uma proposta de retificação. O nosso escritório de advogado fiscalista pode gerir este procedimento em nome e por conta do cliente.

O inspetor deve destruir a cópia do FEC enviada uma vez terminado o controlo.

Quais são as garantias do contribuinte?

As garantias durante este exame são idênticas àquelas de que o contribuinte dispõe numa verificação da contabilidade nas instalações da empresa.

Beneficia, assim, da garantia de um debate oral e contraditório, mas sob uma forma adaptada: comunicações telefónicas, correios eletrónicos ou, se for caso disso, reuniões no gabinete do inspetor.

Se a sociedade for objeto de correções, é possível solicitar, nos 30 dias seguintes à receção da proposta de retificação, o benefício do procedimento de regularização durante o controlo (artigo L62 do Livro dos Procedimentos Fiscais (LPF)) para corrigir os erros cometidos de boa-fé nas declarações fiscais.

Se o pedido for aceite, deve ser apresentada uma declaração de substituição, acompanhada do pagamento dos impostos adicionais devidos, acrescidos de juros de mora reduzidos a 0,14 % por mês (em vez de 0,20 %).

As dificuldades do exame da contabilidade

O procedimento de exame da contabilidade levanta duas dificuldades:

–  o inspetor deve ser capaz de manter um debate oral e contraditório mesmo não estando presente nas instalações da empresa.

–  a qualidade contabilística do ficheiro dos lançamentos contabilísticos pode suscitar dificuldades. Com efeito, ao contrário da verificação da contabilidade, o exame da contabilidade não permite consultar no local uma contabilidade em papel em caso de ficheiros de má qualidade.

–  implementar antecipadamente um procedimento que permita entregar o FEC dentro do prazo legal de 15 dias, a fim de não ser apanhado desprevenido aquando da receção do aviso;

–  ser capaz de abrir, ler e compreender o FEC, a fim de poder estabelecer um diálogo construtivo com o inspetor;

–  ter um papel ativo durante o controlo, a fim de compreender as análises do inspetor.

Para verificar a conformidade do FEC: https://www.fec-expert.fr/

O nosso escritório de advogado fiscalista pode prestar assistência ao cliente.