Como decorre uma verificação de contabilidade?

As fiscalizações-surpresa são raras. Geralmente, a receção da carta ocorre duas semanas antes da fiscalização, mas o prazo legal é de dois dias úteis.

D-15, Aviso de verificação contabilística, a carta 3927

É possível adiar esta data… Mas adiar uma fiscalização gera muitas vezes a impressão de uma «limpeza expresso nos ficheiros de contabilidade». Claramente, tal é em geral mal visto, salvo circunstância excecional devidamente justificada.

Dia D, reunião na empresa

Os inspetores terão certamente realizado previamente uma fiscalização à distância, para além das trocas automatizadas de informações que ligam os diferentes serviços administrativos. A primeira reunião tem geralmente dois objetivos para o agente responsável pela verificação:

1. Obter os ficheiros de lançamentos contabilísticos (os «FEC»)
2. Obter informações orais gerais sobre a empresa verificada: atividade, acionistas, filiais, fornecedores, clientes, implantações no mundo, organização…

Os documentos contabilísticos e jurídicos, as entradas e saídas de existências serão depois esmiuçados, nos gabinetes da administração fiscal, para detetar, classicamente:

• Uma omissão declarativa
• Fraudes
• Erros de boa-fé ou de má-fé
• As faltas de declaração e fraudes ao IVA (TVA)
• Um ou mais atos anormais de gestão

Prepare o máximo possível de comprovativos que atestem as suas transações durante o período inspecionado. Do cliente ao fornecedor, passando pelos colaboradores e pelos programas de contabilidade, a sua atividade será em geral cuidadosamente analisada.

A fiscalização tem lugar, na maioria das vezes, nas instalações da empresa, por vezes nos escritórios do contabilista certificado ou nos do verificador (a pedido expresso do contribuinte).

3 formas de fiscalização

1. Verificação contabilística geral (sobre o conjunto da atividade)
2. Exame sobre um período curto, então indicado no aviso de fiscalização
3. Prolongamento das verificações contabilísticas por um Exame Contraditório da Situação Fiscal (Examen Contradictoire de Situation Fiscale) (declarações de rendimentos pessoais do dirigente)

Em cada uma delas, pode ser assistido por um profissional especialista em direito fiscal.

A sua intervenção é em geral importante desde o início do procedimento.

Muitas empresas não recorrem a ele desde o início, pensando poder gerir a fiscalização internamente (com os seus contabilistas e responsáveis administrativos e financeiros). O resultado é geralmente mau. Isso deve-se principalmente ao facto de os intervenientes internos aplicarem a sua lógica financeira, e verem o mal onde ele não existe, ou pensarem que tudo foi corretamente gerido onde existem, na realidade, grandes falhas.

O direito fiscal tem, com efeito, as suas particularidades, que nem sempre estão em sintonia com um raciocínio económico e financeiro clássico.

O que disser durante a fiscalização e os documentos que entregar poderão, portanto, de forma surpreendente para a sociedade, virar-se contra ela, daí a necessidade de se fazer assistir por um advogado fiscalista.

Esta fase de fiscalização é extremamente importante, pois é dela que vão decorrer as correções. Mal gerida, as correções serão de montantes elevados. Bem gerida, poderão ser drasticamente limitadas.

Procedimento e obrigações do contribuinte perante uma verificação de contabilidade

A fiscalização não pode prolongar-se por mais de três meses no caso das pequenas empresas cujo volume de negócios não exceda os limiares do regime real simplificado (art. L52 do Livro dos Procedimentos Fiscais (Livre des procédures fiscales, LPF)).

Prescrição e prazos

Os seus exercícios deixam de poder ser corrigidos após N+3: para ser mais claro, o exercício de 2019 deixa de poder ser corrigido a partir de 1 de janeiro de 2023. O incumprimento destes prazos anula as correções. É a data de receção da proposta de retificação que conta.

Verificação de contabilidade que resultou em correções: e depois?

O verificador envia, por escrito, o resultado da verificação e as eventuais sanções decididas, através de uma «proposta de retificação » (proposition de rectification, carta 3924). Este documento resume os motivos e o montante das correções. A empresa dispõe de 30 dias para contestar esta proposta, sob pena de a aceitar tacitamente (o que não a impede, contudo, de apresentar uma reclamação após a liquidação para cobrança). Pode pedir uma prorrogação do prazo por mais 30 dias (idealmente, por escrito em papel, conservando uma cópia bem como o aviso de receção).

Nas suas observações, explicará por que razão considera que as correções propostas pela administração fiscal são infundadas.

Atenção: mais uma vez, não se trata aqui de raciocínio coerente ou de lógica financeira ou económica, mas de direito fiscal.

Metodicamente, ponto por ponto, tanto no que respeita ao procedimento como aos argumentos de fundo da administração fiscal, a ideia é desmontar a posição do fisco, com base em textos legais (leis, decretos, textos administrativos, jurisprudência…).

Na sequência das suas observações, a administração envia a sua “Resposta às observações do contribuinte” (Réponse aux observations du contribuable), denominada carta 3926. A decisão deve ser argumentada e fundamentada em textos legais precisos.

Se o litígio persistir, poderá recorrer a outras instituições:

• em certos casos, a comissão dos impostos diretos e das taxas sobre o volume de negócios (commission des impôts directs et des taxes sur le chiffre d’affaires)
• o conciliador (conciliateur).

Existe, por outro lado, a possibilidade de recorrer ao superior hierárquico do agente que realizou a fiscalização: o recurso hierárquico.

Será agendada uma reunião. Terá então a possibilidade de «pleitear» o seu caso oralmente, diretamente perante o/a «chefe» do agente que realizou a fiscalização.

Bem preparada, esta reunião poderá mostrar à administração fiscal que tem «trunfos». Que a fiscalização realizada pelo agente está longe de ser perfeita: fragilidades de procedimento, argumentos mal adaptados, textos utilizados pouco adequados ao seu caso específico… Em suma, a ideia é mostrar à administração fiscal que o seu trabalho apresenta grandes lacunas e que, perante um juiz, as correções poderiam eventualmente ser anuladas.

Isso permitir-lhe-á:

• no melhor dos casos, ficar exonerado da totalidade ou de parte das correções
• nos outros casos, criar um terreno favorável a uma futura negociação

Se as correções forem mantidas na sequência do recurso hierárquico, receberá o aviso de liquidação relativo às correções (a chamada liquidação para cobrança, ou mise en recouvrement). É o documento que lhe indica que tem de pagar.

Nesta fase, pode contestar esse aviso através de uma reclamação, que pode ser acompanhada de um pedido de suspensão do pagamento.

Em caso de pedido de suspensão do pagamento, terá de constituir garantias (hipoteca, quantias a bloquear numa conta bancária da administração fiscal, penhor…).

A administração fiscal terá de responder à sua reclamação. Poderá então abandonar as correções ou indeferir a sua reclamação.

Em caso de indeferimento da sua reclamação, disporá de um prazo de dois meses para recorrer ao tribunal.

O nosso escritório de advogado fiscalista pode assisti-lo.