¿Cómo se desarrolla una verificación de contabilidad?

Las inspecciones sorpresa son poco frecuentes. Por lo general, la carta se recibe dos semanas antes de la inspección, pero el plazo legal es de dos días hábiles.

D-15, Aviso de verificación de contabilidad, la carta 3927

Es posible aplazar esta fecha… Pero aplazar una inspección genera a menudo la impresión de una «limpieza exprés de los archivos contables». Claramente, en general esto está mal visto, salvo circunstancia excepcional debidamente justificada.

Día D, reunión en la empresa

Los inspectores seguramente han realizado un control previo a distancia, además de los intercambios automatizados de información que conectan los diferentes servicios administrativos. La primera reunión suele tener dos objetivos para el agente encargado de la verificación:

1. Recuperar los ficheros de asientos contables (los «FEC», fichiers des écritures comptables)
2. Obtener información oral general sobre la empresa inspeccionada: actividad, accionistas, filiales, proveedores, clientes, implantaciones en el mundo, organización…

Los documentos contables y jurídicos, así como las entradas y salidas de existencias, se analizarán después minuciosamente en las oficinas del fisco para detectar, de forma clásica:

• Una omisión declarativa
• Fraudes
• Errores de buena o de mala fe
• Las faltas de declaración y los fraudes en el IVA
• Uno o varios actos anormales de gestión

Prepare el mayor número posible de justificantes que acrediten sus transacciones durante el periodo inspeccionado. Desde el cliente hasta el proveedor, pasando por los colaboradores y los programas de contabilidad, su actividad será en general analizada minuciosamente.

La inspección tiene lugar la mayoría de las veces en los locales de la empresa y, en ocasiones, en las oficinas del asesor contable o en las del inspector (a petición expresa del contribuyente).

3 formas de inspección

1. Verificación contable general (sobre el conjunto de la actividad)
2. Examen sobre un periodo corto, indicado en ese caso en el aviso de inspección
3. Prolongación de las verificaciones contables mediante un Examen Contradictorio de la Situación Fiscal (declaraciones de la renta personales del directivo)

En cada una de ellas, usted puede estar asistido por un profesional de la fiscalidad.

Su intervención suele ser importante desde el inicio del procedimiento.

Muchas empresas no recurren a él desde el principio, pensando que pueden gestionar la inspección internamente (con sus contables y sus responsables administrativos y financieros). El resultado suele ser malo. Esto se debe principalmente a que los intervinientes internos van a aplicar su lógica financiera y a ver problemas donde no los hay, o a pensar que todo se ha gestionado correctamente cuando en realidad hay graves incumplimientos.

En efecto, el derecho tributario tiene sus particularidades, que no siempre están en consonancia con un razonamiento económico y financiero clásico.

Por tanto, lo que usted diga durante la inspección y los documentos que entregue podrán, de forma sorprendente para la sociedad, volverse en su contra; de ahí la necesidad de contar con la asistencia de un abogado fiscalista.

Esta fase de inspección es extremadamente importante, ya que de ella se derivarán las regularizaciones. Si se gestiona mal, las regularizaciones serán de importes elevados. Si se gestiona bien, podrán limitarse drásticamente.

Procedimiento y obligaciones del contribuyente ante una verificación de contabilidad

La inspección no puede extenderse más de tres meses en el caso de las pequeñas empresas cuya cifra de negocios no supere los umbrales del régimen real simplificado (art. L52 del Libro de Procedimientos Fiscales, LPF).

Prescripción y plazos

Sus ejercicios ya no podrán ser objeto de regularización después de N+3: para ser más claros, el ejercicio 2019 ya no puede regularizarse a partir del 1 de enero de 2023. El incumplimiento de estos plazos anula las regularizaciones. Lo que cuenta es la fecha de recepción de la propuesta de rectificación.

Verificación de contabilidad que ha dado lugar a regularizaciones: ¿y después?

El inspector comunica por escrito el resultado de la verificación y las posibles sanciones decididas mediante una «propuesta de rectificación (proposition de rectification) » (carta 3924). Este documento recapitula los motivos de las regularizaciones y su importe. La empresa dispone de 30 días para impugnar esta propuesta; en su defecto, se considerará que la acepta tácitamente (lo que, no obstante, no le impide presentar una reclamación tras la puesta al cobro). Puede solicitar una prórroga del plazo de 30 días adicionales (idealmente por escrito en papel, conservando una copia y el acuse de recibo).

En sus observaciones, explicará por qué considera que las regularizaciones propuestas por el fisco carecen de fundamento.

Atención: una vez más, no se trata aquí de un razonamiento coherente ni de lógica financiera o económica, sino de derecho tributario.

De forma metódica, punto por punto, tanto en lo relativo al procedimiento como a los argumentos de fondo del fisco, la idea es desmontar la posición del fisco apoyándose en textos legales (leyes, decretos, textos administrativos, jurisprudencia…).

Tras sus observaciones, la administración remite su «Respuesta a las observaciones del contribuyente», denominada carta 3926. La decisión debe estar argumentada y motivada con textos legales precisos.

Si el litigio persiste, podrá acudir a otras instituciones:

• en algunos casos, la comisión de impuestos directos y de tributos sobre el volumen de negocios (commission des impôts directs et des taxes sur le chiffre d’affaires)
• el conciliador.

Por otra parte, existe la posibilidad de acudir al superior jerárquico del agente que ha realizado la inspección: el recurso jerárquico.

Se programará una reunión. Tendrá entonces la posibilidad de «defender» su caso oralmente, directamente ante el o la «jefe» del agente que ha realizado la inspección.

Bien preparada, esta reunión podrá mostrar al fisco que usted tiene «argumentos». Que la inspección realizada por el agente dista mucho de ser perfecta: deficiencias de procedimiento, argumentos poco adecuados, textos utilizados poco adaptados a su caso concreto… En resumen, la idea es mostrar al fisco que su trabajo presenta grandes lagunas y que, ante un juez, las regularizaciones podrían quizá anularse.

Esto le permitirá:

• en el mejor de los casos, quedar liberado de la totalidad o de una parte de las regularizaciones
• en los demás casos, crear un terreno favorable para una futura negociación

Si las regularizaciones se mantienen tras el recurso jerárquico, recibirá el aviso de liquidación correspondiente a las regularizaciones (es lo que se denomina la puesta al cobro). Es el documento que le indica que debe pagar.

En esta fase, puede impugnar dicho aviso mediante una reclamación, que puede ir acompañada de una solicitud de suspensión del pago.

En caso de solicitud de suspensión del pago, deberá constituir garantías (hipoteca, sumas que deben bloquearse en una cuenta bancaria del fisco, prenda…).

El fisco deberá responder a su reclamación. Podrá entonces abandonar las regularizaciones o bien desestimar su reclamación.

En caso de desestimación de su reclamación, dispondrá de un plazo de dos meses para acudir al tribunal.

Nuestro despacho de abogado fiscalista puede asistirle.